For mange virksomheter får ikke kontoutbetalingsavdelingen mye oppmerksomhet, med mindre noe går galt. Det er imidlertid mye å få fra regnskapsavdelingen som er veldrevet. Omvendt er det mange problemer som kan komme fra en som bare limper sammen. Denne avdelingen har ofte en enorm effekt på en virksomhets kontantstrøm , og det er muligheter som kan oppnås eller gå tapt fra å utnytte betalingsavtaler med leverandører.
En velfungerende leverandøravdeling skal kunne dra nytte av volumrabatter og rabatter på tidlig betaling, samt bestemme den beste måten å holde mest mulig penger til en bedrift for andre utgifter og investeringer. Denne avdelingen skal også kunne sikre at leverandørene oppfyller sine forpliktelser basert på avtaler og kontrakter, så hvis volum eller kvalitetsstandarder ikke er oppfylt, løses problemene og det tas passende korrigerende tiltak.
Vanlige kontoer betalbare problemer
Selv om det er mange muligheter for å kutte kostnader og frigjøre penger, er det også en rekke hindringer som bedrifter møter når man forsøker å nå disse målene. Canons studie om lønnsom optimalisering for 2014 viste at papirbehandling var en av de største problemkildene for mange organisasjoner, med den tiden det tar å håndtere papirfakturering, er det største problemet.
Andre hovedkilder til bekymring var:
- Sikre at utbetalinger gjøres i tide
- Effektiviseringsprosessen for fakturaen
- Å skaffe de beste betalingsvilkårene med leverandører og sørge for at forpliktelsene blir oppfylt på begge sider
- Å håndtere en rekke leverandørregnskaps- og faktureringssystemer
- Opptak og verifisering av sikkerheten til data og transaksjoner
Mange av oppgitte problemer er gjort verre eller skapt av et tillit til papirfakturering. Tapt papir er et vanlig problem i mange organisasjoner, noe som fører til sen eller ubesvarte betalinger. I tillegg, mens flere bedrifter er interessert i digitalisering av papirarbeidet, er de fleste leverandører fortsatt postfakturaer for fakturaer eller sende dem per faks.
De fleste små bedrifter håndterer sine egne kontanter, og mye av dette gjøres manuelt. Siden få leverandører har byttet over til elektronisk fakturering, bruker de fleste organisasjoner store mengder arbeidskraft manuelt inn i data og lager digitale kopier av dokumentasjon.
Bruk av papirdokumentasjon reduserer ofte godkjenningsprosessen for fakturaen, siden kopier må gjøres og leveres til de aktuelle ledelsen for gjennomgang. Når papirarbeid ikke er lett tilgjengelig eller tilgjengelig i et digitalt format, er det en utfordring å analysere data og sikre at de beste betalingsavtalen blir oppnådd og at forpliktelsene blir oppfylt. Til tider og tidlig betaling kan avtaler med rabatt lett gå tapt hvis bedrifter ikke klarer å foreta betalinger når de skal, slik at problemer knyttet til papirarbeid kan være kostbare.
Forbedringer og optimalisering
På grunn av det faktum at en rekke problemer knyttet til riktig drift av leverandørgjeldsavdelinger stammer fra de samme grunnårsakene, er det også noen få tilpasninger som organisasjoner kan gjøre som vil ta vare på mange bekymringer samtidig. Tre av de mest effektive måtene som bedrifter kan strømline sine betalingsprosedyrer til, er å:
- Bruk objektkaraktergjenkjenning for å digitalisere papirarbeid
- Benytt nettportaler som er tilgjengelige for leverandører
- Opprett administrasjonsprosesser
OCR
Selv om mange bedrifter rutinemessig utnytter skannere til å lage digitale kopier av papirarbeid, innebærer dette generelt bare å skape et bilde av et dokument som er lagret på en datamaskin. Dette betyr at informasjon fortsatt må skrives manuelt inn i en database, så mens tap av poster er mindre av et problem, er det fortsatt tidkrevende.
Objektkaraktergjenkjenning, eller OCR, innebærer å skanne et dokument og hente data fra det. Disse dataene kan automatisk legges til i en database eller regneark. OCR-prosessen bidrar til å redusere problemet med manuelle datainngangsfeil og tillater informasjon å bli lagt inn så snart papirene er mottatt. OCR tar omtrent samme tid for en ansatt som skanner et dokument for å lage en bildefil, og det krever vanligvis ingen ekstra trinn. Per Gartner, det er organisasjoner som kan poste 80 prosent eller mer av sine fakturaer uten at en ansatt må være direkte involvert.
Leverandørportaler
Effektivisering av prosessen for å legge inn fakturaer og data inn i et sentralisert system, kan gjøre det mulig for bedrifter å opprette eller dra nytte av en nettportal som gjør det mulig for en bedrift og leverandørene å spore ordrer, se på fakturaer og se når betalingene gjøres. Å gjøre denne informasjonen tilgjengelig for en rekke personer i en organisasjon, kan bidra til at kontoutbetalingsavdelingen har riktig tilsyn, og det kan bidra til å øke hastigheten på den tiden det tar å godkjenne fakturaer. Å la leverandørene få tilgang til portalen gjør det mulig for disse bedriftene å levere fakturaer og spore betalinger, samt bli gjort oppmerksom på eventuelle problemer med mottatte leveranser eller fakturering.
Etablere arbeidsflyter og prosesser
Men en organisasjon bestemmer seg for å håndtere deres dataadministrasjonsarbeid, det er viktig at det er en etablert prosess på plass for å administrere kontoer og betalinger. Dette gjør det mulig for bedrifter å sikre at operasjonene fungerer og finne alternativer hvis de er besværlige eller føre til feil eller forsinkelser. Ifølge Deloitte skal disse prosessene angi hva betalingsavdelingen skal gjøre når den mottar en faktura, hvordan data blir inngått og delt og hva prosessen er for å få fakturaer godkjent. Det bør også være retningslinjer for å bestemme de beste måtene å håndtere med ulike typer leverandører.
Mens mange leverandører tilbyr rabatter for betaling innen 30 eller 90 dager, kan det ikke være verdt rabatten dersom det hindrer en organisasjons kontantstrøm. Det er også viktig at det er en måte å verifisere at både firmaet og leverandørene oppfyller forskriftene for en kontrakt eller en avtale. Etablering av arbeidsflyter for å håndtere disse problemene kan hjelpe organisasjoner til å ta de riktige valgene.
Når leverandørene ikke leverer i tide, i tilstrekkelige mengder eller passende mengder aksjer, kan selskapene ikke ønsker å betale fakturaer før disse sakene er løst. En arbeidsflyt kan være avgjørende for å finne ut hva som skal gjøres når disse problemene oppstår. I tillegg må utbetalinger til leverandører også gjøres i tide for å unngå å miste rabatter eller påføre straffe for sen betaling. Hver leverandøravtale må dokumenteres og oppdateres ettersom ting endres, og prosesser skal sikre at hver konto håndteres på riktig måte.
Å skape arbeidsflyter kan også hjelpe et selskap:
Outsourcing
Digitering av poster, implementering av OCR og bruk av en portal som leverandører har tilgang til, er kanskje ikke noe som er nødvendig for mindre bedrifter, men organisasjoner bør ikke anta at kostnadene vil forhindre at en bedrift kan utnytte dem. Mens kostnadene ved å sette opp og vedlikeholde elektroniske systemer kan være uoverkommelige for mange små og mellomstore organisasjoner, er det ofte ikke nødvendig å gjøre det internt. Det finnes en rekke tredjepartsleverandører som organisasjoner kan outsource disse oppgavene til. Organisasjoner kan få outsourcet assistanse for alt fra å sette opp en OCR-prosess for å hjelpe et selskap med å skape arbeidsflyter for å analysere leverandørkontrakter.
Selv om organisasjoner kanskje ikke er i stand til å foten kostnadene ved å implementere en rekke IT-systemer på egen hånd, er det ofte svært rimelig å ha en tredjeparts håndtering av dem. Bedrifter må sammenligne kostnadene ved å bruke eksterne parter til å utvikle disse systemene mot potensielle besparelser og verdier for å frigjøre penger, men outsourcing gjør at organisasjoner kan dra nytte av teknologi og systemer som normalt vil være for dyre.
- Kontroller at innkjøpsordrer er opprettet for hver nye ordre
- Bekreft at fakturaer samsvarer med mottatte produkter og oppfyller kontraktsavtaler
- Kontroller poster for å sikre at betalinger gjøres, at de blir gjort til rett tid og at de ikke blir duplisert
- Bestem den beste metoden for å betale fakturaer, for eksempel gjennom EFT eller kredittkort, for å redusere avgifter