Lær hvilke regnskapsinformasjonssystemer som gjør
EDP-systemer (Electronic Data Processing Systems)
De fleste bedrifter, bortsett fra de minste, bruker datastyrte systemer, også kalt elektroniske databehandling (EDP) systemer.
Disse systemene håndterer hvert trinn i regnskapsprosessen fra å registrere den finansielle transaksjonen for å utarbeide regnskapet. Bedrifter forbedrer stadig sin systemteknologi for å forbli konkurransedyktige og å holde seg i tråd med Sarbanes-Oxley Act of 2002 . Selv de minste bedriftene kan velge å bruke systemer som Quickbooks .
Grunnleggende om forretningstransaksjoner og forretningsprosesser
For å forstå hvordan disse regnskapsinformasjonssystemene fungerer, må du forstå de grunnleggende regnskapsbetingelsene "forretningstransaksjoner" og "forretningsprosesser". Viktigst, du trenger å forstå hvordan forretningstransaksjoner og prosesser kommer sammen for å generere finansielle rapporter. Med hensyn til regnskapsinformasjonssystemer kan forretningstransaksjoner deles inn i flere typer forretningsprosesser:
1. Inntekter og returprosesser, systemer og kontroller
Forretningstransaksjonene som faller under disse forretningsprosessene, er store volumer daglig salgs-, avkastnings- og kontantstrømstransaksjoner .
2. Utgifter og returprosesser, systemer og kontroller
Forretningstransaksjonene som faller under disse forretningsprosessene, er store mengder av utgifter, avkastning og kontantstrømstransaksjoner. Lønn og varig kjøp av transaksjoner er også i denne kategorien.
3. Konverteringsprosesser, systemer og kontroller
Forretningstransaksjonene i denne kategorien er råvarer og transaksjoner i arbeid.
4. Administrative prosesser, systemer og kontroller
Forretningstransaksjonene som er administrative er investeringer, lån og kapitaltransaksjoner.
Alle disse forretningstransaksjonene resulterer i T-kontoer som er satt opp i General Ledger- prosesser, systemer og kontroller. Fra hovedboken utvikles både interne og eksterne regnskap. Interne finansielle rapporter kan være en aldringsplan for kundefordringer eller en statusrapport for salgsanalyse. Eksterne finansielle rapporter vil være resultatregnskap , balanse og kontantstrømoppstilling .
Typer av regnskapsinformasjonssystemer
Det finnes flere typer eller kategorier av regnskapsinformasjonssystemer. Hva en bedriftsfirma bruker, avhenger av hvilken type virksomhet , størrelsen på virksomheten, forretningsbehovet og den sofistikerte virksomheten:
Manuelle systemer
Manuelle regnskapsinformasjonssystemer brukes hovedsakelig av svært små bedrifter og hjemmebaserte virksomheter. Hvis et system er helt manuelt, vil det kreve følgende: kildedokumenter , hovedbok, generell tidsskrift , og spesielle tidsskrifter eller andre tidsskrifter du måtte trenge.
Legacy systemer
Legacy systemer er ofte i eksisterende bedriftsfirmaer og ble brukt før informasjonsteknologi ble så sofistikert som det er i dag. Selv om arvsystemer ser ut til å være gammeldags, har de noen bestemte fordeler for firmaet. De inneholder verdifulle historiske data om firmaet. Det faste personalet har en tendens til å vite hvordan man bruker systemet og forstår det. Et arvssystem har vanligvis blitt tilpasset de enkelte behovene til et enkelt firma. Du finner ikke denne typen tilpasning i generiske regnskapsprogramvarepakker.
Dessverre har eldre systemer også betydelige ulemper. Ofte har de ingen dokumentasjon. Det er vanligvis vanskelig å finne reservedeler fordi maskinvare og programvare kan bli foreldet. Selv dataspråket som eldre systemer bruker, er vanligvis et eldre språk.
De fleste eldre systemer er bygget fra bunnen av.
Erstatning av eldre systemer
Du kan helt erstatte ditt eldre system med et nytt, oppdatert system. Det er ganske dyr løsning. Du kan også oppdatere arvssystemet ditt. Du kan bruke en prosedyre som kalles skjermskraping, som er en teknikk som tar dataene som vises på dataskjermen og oversetter det slik at et nyere program kan lese det. Du kan også konfigurere et enterprise-applikasjonsintegrasjonssystem. Denne typen system nettverk de forskjellige applikasjonene i arvsystemet ditt, for eksempel lager, lønn og andre.
Hvis du er en SMB, med mindre du er den minste, hone-baserte varianten, vil du at ditt regnskapsinformasjonssystem skal være oppdatert for å holde deg konkurransedyktig innen din bransje. Det er mange alternativer å velge mellom.