Bestem: Forespørsel om forslag eller forespørsel om tilbud
Forespørsel om forslag (RFP)
En RFP brukes til tjenester eller komplekse produkter der kvalitet, service eller det ferdige sluttproduktet vil være forskjellig fra hver leverandør som svarer.
Forespørsel om tilbud (RFQ)
En RFQ brukes til varer, enkle tjenester eller rettferdige / ukompliserte deler med lite eller ingen plass for produkt- eller tjenestedifferensiering mellom leverandører som svarer. Forhandlingspunkter kan inkludere leveringsplaner, emballasjemuligheter, etc.
Mål for en RFP eller RFQ
- Hent detaljerte forslag for å evaluere hver leverandørs svar slik at bedriftens interesser blir møtt på alle fronter
- Utnytte konkurransemessig karakter av leverandørutvelgelsesprosessen for å forhandle om best mulig avtale
- Sørg for at interessene til alle interessenter i bedriften din blir møtt og en konsensus blir nådd
- Setter din bedrift i kontroll over hele seleksjonsprosessen og setter utvalgsreglene opp foran
- Begynner å bygge partnerskapet mellom deg og selgeren helt fra starten
Seksjoner av forespørselen om forslag eller forespørsel om tilbud
RFP eller RFQ skal inneholde følgende seksjoner. Husk at hvert dokument vil være forskjellig avhengig av type bedrift og produkt du søker etter.
Skreddersy hver seksjon for dine individuelle behov.
- Innleveringsdetaljer
Frister, postadresse til firmaet ditt, kontaktperson for spørsmål og avklaringer - Innledning og sammendrag
Skriv denne delen sist etter at hele dokumentet er ferdig. Dette brukes til å gi potensielle leverandører en kort oversikt over firmaet ditt og kravene til produktet eller tjenesten din. - Bedriftsoversikt og bakgrunn
Gi en kort oversikt over virksomheten, produktene og markedssektoren du møter. Dette vil hjelpe dine potensielle leverandører å forstå hvilke forretningsbehov du prøver å fylle ut med leverandørutvelgelsesprosessen. Gi også viktig bakgrunnsinformasjon som kommer til gavn for leverandøren når du svarer. - Detaljert spesifikasjoner
Dette bør være den lengste delen av dokumentet. For en RFP, vil den inneholde de kvalitative tiltakene og kravene som kjører leverandørvalgsbeslutningen. For en RFQ skal denne delen gi de kvantitative tiltakene du vil se etter i leverandørens svar. Eksempelkriteriet inkluderer:- Produkttegninger
- Ingeniør toleranser
- Servicenivåer
- milepæler
- Leveranser og tidslinjer
- Tekniske eller forretningsmessige krav
- Programvarefunksjonalitet
- Maskinvarekrav
- Forutsetninger og begrensninger
Eventuelle forutsetninger og / eller begrensninger som de potensielle leverandørene må gjøres oppmerksom på, må listes her. Unnlatelse av å være rett og slett med selgeren vil åpne døren for gjenforhandling av avtalen på et senere tidspunkt og løper muligheten for å begrense forholdet du har med leverandøren din. Mulige emner inkluderer reiseutgifter, oppgradering / endringskostnader, lisensrettigheter etc. - Vilkår og betingelser
Eventuelle vilkår og betingelser i kontrakten må være oppført for at leverandøren skal kunne gi et rettferdig og ærlig svar. Disse kan omfatte finansieringsalternativer, kontraktslengde, fornyelsesalternativer, garantier, leveringsstraff, servicenivåer etc. - Utvalgskriterier
Den siste delen skal være en oversikt over utvalgskriteriene du vil bruke til å ta din beslutning. Noen selskaper foretrekker å holde denne informasjonen helt konfidensiell; mens andre selskaper tror dette vil hjelpe potensielle leverandører fokusere på hva som er viktig for din bedrift.
Distribuere RFP / RFQ til utvalgte leverandører
Til slutt, skriv et brev og send to kopier av din RFP eller RFQ til hver av leverandørene du valgte fra søkeprosessen. Sørg for at relevant kontaktinformasjon er inkludert for å gi hjelp til enhver leverandør som trenger den.