I tillegg til skatteplanleggingen er desember også på tide å fullføre utbetalingsoppgavene i slutten av året og forberede seg på det nye lønningsåret. Her er noen påminnelser som hjelper deg med å avslutte lønnslisten din i år og bli klar for neste års lønnsskatt
Ansatt W-4 Form - Medarbeiderens tilbakeholdelsesbevis
Ansatte kan når som helst fullføre W-4-skjemaer , og slutten av kalenderåret er en god stund å minne dem om å se gjennom deres W-4 for å sikre at informasjonen er nøyaktig og beløpet de vil ha holdt fra føderale inntektsskatter, er nøyaktig .
Hvis staten krever inntektsskatt, bør ansatte også sjekke statens skatt på inntektsskatt for endringer og tilbakeholdsbeløp. Bare en påminnelse om at ansatte kan endre deres W-4 skjema så ofte som de vil gjennom hele året, bare ikke mer enn en gang for en lønn, selvfølgelig.
Ikke-ansatt W-9 Form - Forespørsel om skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering
En W-9 form er lik W-2-skjemaet, men det er for ikke-ansatte. W-9-skjemaet brukes til å verifisere personens adresse og skatteidentifikasjonsnummer. Skatte-ID-nummeret er den viktigste informasjonen, fordi IRS bruker dette til å passe 1099er arkivert av skattebetalere med 1099-er arkivert av arbeidsgivere.
Bestill W-2 skjemaer og 1099-MISC skjemaer
Hvis du sender ut dine egne W-2 skjemaer (årsskattskatt sammendrag for ansatte) og 1099-MISC skjemaer (årsskatt sammendrag for uavhengige entreprenører), er det nå på tide å bestille skjemaer for dette skatteåret.
Hvis du har en lønnservice, må du kontrollere at de har det de trenger for å forberede disse skjemaene i januar. Husk at W-2 skjemaer og 1099-MISC skjemaer må sendes til enkeltpersoner innen utgangen av januar.
Du kan få W-2 skjemaer fra kontorforretninger, eller fra IRS. Du kan ikke bruke et W-2 skjema du laster ned fra Internett, fordi den røde blekk på kopi A er spesiell og kan ikke kopieres.
Du må bruke den offisielle skjemaet.
Les mer om W-2s og 1099s
Bekreft medarbeidsnavn og personnummer (SSN)
Før du utarbeider W-2-skjemaer, må du sjekke med Sosialadministrasjonsadministrasjonen for å være sikker på at ansattes navn og personnummer stemmer overens og er nøyaktige. Se SSAs Business Services Online-seksjon for mer informasjon.
Bekreft ikke-ansatt informasjon før du sender ut 1099-MISC-skjemaer.
Før du sender en ikke-ansatt, som en entreprenør eller bedrift som du har betalt, må du verifisere skatte-ID-nummeret for den personen. Som nevnt ovenfor må du sende ut et W-9-skjema for å få adressen og skatte-ID-nummeret.
Andre årsskatt på lønnsskatt
- Pass på at lønnene til ansatte er registrert i riktig år. Ved hjelp av regnskapskonceptet med konstruktiv kvittering som datoen da personen har ubegrenset tilgang til midlene, er det som teller. Så, sett så lønnene inn i riktig år ved å bruke lønnssjekkdatoen. Hvis du betaler lønninger til ansatte for den siste uken i desember, men lønnsslippet er datert i januar, teller inntektene til januar. Unntaket er at hvis du for en eller annen grunn forutbetaler lønn i desember, for lønnstakere, for lønn de skylder for januar. Les mer om timing av lønnskontoer ved utgangen av året, samt andre inntekter og utgiftstidsutgifter.
- Bestem hvordan du skal håndtere lønn for ansatte som ikke har blitt innløst i lang tid. Du må gjøre en oppriktig innsats for å finne ansatt (bruk sertifiserte brev slik at du kan vise at brevet ikke var tilgjengelig). Hvis du ikke finner ansatt, er du pålagt ved lov om å veksle ubetalte lønnsslipp til statens inntektsavdeling. De vil fortsette å jobbe for å finne den enkelte. Du må også regnskapsføre lønnsansvaret for ubetalte lønnsslipp i regnskapssystemet. Måten den håndteres av, avhenger av sannsynligheten for at arbeidstakeren vil sjekke sjekken.
- Bestem skattepliktig beløp for ansatt W-2 for visse fordeler, inkludert prosenter for personlig bruk av kjøretøyer og mobiltelefoner av eiere og ansatte og arbeidsgiverbetalte utdanningskostnader som kan være skattepliktig. Ta kontakt med skatteadministratoren om rapporteringskravene til disse fordelene.