En W-4-skjema må fylles ut av alle ansatte som arbeider i USA, slik at arbeidsgiveren vet hvor mye å holde tilbake fra arbeidstakers lønnsslipp for føderale inntektsskatter. Ansatte må indikere:
- Sivilstatus
- Antall kvoter, og
- Ekstra fradrag beløp.
OPPDATERING: Den nye skattereformloven (2017) og dens effekt på W-4 skjemaer
Lov om skattereformen i 2017 har gjort store endringer som vil påvirke ansettelsesvilkår.
Mange av dine ansatte vil kanskje endre W-4-skjemaet for å unngå å betale for mye tilbakeholdenhet. IRS har utstedt en ny 2018 W-4 skjema , som for tiden er i foreslått status, og den bør ikke brukes før den er ferdiggjort.
Hvordan har den nye W-4 skjema blitt endret?
Noen endringer notert på den nye 2018 W-4-skjemaet er:
- På beregningssiden ble beløpene endret på element B, F og G.
- På regnearket ble tabell 1 og 2 endret for å gjenspeile de nye inntektsskattene for inntektsskatt.
Når må en W-4 være ferdig med leie? Når trer en ny W-4 i kraft?
En ansatt må fylle ut skjemaet til leie før den første lønnsslipp er oppgitt. IRS sier at arbeidsgivere er pålagt å implementere en ny W-4 ved starten av den første lønnsperioden som slutter på eller etter den 30. dagen fra datoen du (arbeidsgiveren) mottok den.
Her er et eksempel. Josie gir deg en ny W-4 den 10. november; Hun er betalt den 15. og 30. i hver måned.
Du må gjennomføre det senest 15. desember lønnslisten. Selvfølgelig kan du kanskje implementere det tidligere, men det er ikke nødvendig.
Hvis en ansatt ønsker å bytte til en W-4 for en bonus eller annen engangsbetaltendring, bør du gi dem nok varsel slik at de kan planlegge for W-4-endringen å være i kraft med samme lønnsliste som bonusen.
Hvor ofte kan en ansatt endre en W-4? Hvor lenge er en W-4 effektiv?
Ansatte kan endre beløpene på en W-4-skjema når som helst og så ofte som de ønsker. Krav til implementering av tidslinjen ovenfor må følges for endringer samt nye ansettelser.
Det er ingen tidsbegrensning på hvor lenge en W-4 forblir i kraft; Den forblir i kraft til den ansatte endrer den. Ved opphøringen fortsetter W-4 i kraft for tilbakeholdelse av FICA-skatter for utbetalinger foretatt etter opphøringsdato.
Den nåværende W-4 må være signert av den ansatte og holdes i ansattes lønnsmappe for å verifisere mengden av føderal inntektsskatt.
Kan jeg akseptere W-4 skjemaer via telefon eller e-post?
Nei, du kan ikke godta informasjon fra en ansatt om en ny eller endret W-4 skjema via telefon eller e-post. Den eneste måten en endring kan gjøres på, er å fullføre og signere W-4-skjemaet selv eller per post.
Du kan muligens akseptere W-4-informasjon elektronisk, via elektroniske systemer som overholder IRS-forskriftene.
Amerikanske stater og w-4 skjemaer
Mange amerikanske stater bruker sin egen variasjon av W-4-skjemaet for å registrere statlige tilbakeholdsbeløp. Og enkelte stater tillater ikke elektronisk opptak av W-4-informasjon. Ta kontakt med statens inntektsavdeling for mer informasjon.
Problemer med W-4 skjemaer
En W-4-skjema kan være ugyldig av flere grunner, inkludert at den mangler den nødvendige informasjonen, mangler en signatur, eller hvis skjemaet er endret, eller hvis Hvis du mener at en W-4 ikke er gyldig, må du fortsette å holde tilbake basert på forrige W-4. Hvis den ugyldige W-4-skjemaet er den første, sier IRS at du bør holde tilbake på single med null kvoter.
Ansatte kan ikke holde tilbake en flat prosentandel eller dollarbeløp. De må bruke W-4 og IRS tabeller og tilbakeholdende metoder.
VIKTIG: Du kan ikke gi råd til nye ansatte ved å fylle ut skjemaet.
Hvis en ansatt har problemer med å fullføre W-4-skjemaet, vil du kanskje rette personen til denne IRS-artikkelen om Beregning av tilbakeholdelsesgodtgjørelsen.
Tilbake til New Hire Forms og Registreringer