Hva å gjøre før du reiser til helligdager
Forberedelse av kontoret før du lukker for ferien, krever nøye forberedelse. Riktig meldingstjeneste vil sikre at kundene, leverandørene og medarbeiderne kan planlegge rundt nedleggelsen, og det betyr at du ikke trenger å håndtere mange sint klager før og etter pause. Det bør gjøre for en bekymringsløs ferie og en velfortjent hvile.
Her er en enkel sjekkliste over trinnene, fra å sette inn feriemeldinger for å tilbakestille termostater, slik at ferien din blir slank og lønnsom.
01 - Varsle ansatte, kunder og leverandører
Du kan varsle kunder via nettstedet ditt og den automatiske ledsagermeldingen på telefonsystemet.
Leverandører (spesielt de med gjenværende leveringsplaner) skal varsles via e-post, telefon eller vanlig post.
02 - Varsle Sikkerhetspersonell eller Tjenester
Informer sikkerhetspersonalet eller sikkerhetstjenesten om dine kommende lukkedatoer. Sørg for at sikkerhetsleverandørene har en oppdatert beredskapsliste som inneholder kontaktinformasjon, inkludert telefonnumre, for deg og dine nøkkelpersoner. De bør vite hvem som skal kontakte i tilfelle et sikkerhetsproblem selv når kontoret er stengt for virksomheten, og hvem er autorisert til å være i bygningen i løpet av nedleggelsen.
03 - Endre automatisk assistenthilsen
En uke eller to før avslutningen registrerer en automatisert ledsagerhilsen på telefonsystemet som forklarer at kontoret vil bli stengt i lengre periode. Inkluder datoen når du lukker, og når du forventer å gjenåpne. Akkurat før du reiser, ta opp en annen automatisk hilsen som legger vekt på når du kommer tilbake og, når det er aktuelt, til hvem som ringer skal rette spørsmål i ditt fravær.
Hvis du gir nødtjenester, for eksempel oppvarming og avkjøling, rørleggerarbeid, eller andre viktige kundeservice, må du sørge for å fortelle dine oppringere hvordan du skal komme til telefonsvareren din eller din mobiltelefon i nødstilfeller.
04 - Varsle din telefonservice
Informer telefonsvareren din om datoene som kontoret vil bli stengt, og oppdatere kontaktlisten med telefonnumrene til de ansatte som skal være på vakt. Pass på at de vet hvem du skal kontakte i bestemte situasjoner; Du vil ikke at toppledere skal være varslet i tilfelle av et leveringsproblem, for eksempel.
05 - Endre talemelding hilsener
Hvis telefonsystemet gir ansatte mulighet til å motta eksterne samtaler på deres skrivebord, be dem om å registrere meldingen "lukket for helligdager" eller "ut av kontoret" taleposthilsen som gir oppringere viktige opplysninger om avslutningen. Ansatte bør la innkallere vite når de kommer tilbake til kontoret og hva de skal gjøre hvis de trenger umiddelbar hjelp mens kontoret er stengt. I de fleste tilfeller ønsker du ikke ansatte å gi ut personlig kontaktinformasjon.
06 - Reduser termostater, Slå av kontorutstyr
Spar energi og penger ved å sette eller omprogrammere kontortermostater under avstengningen. Du vil bli overrasket over kostnadsbesparelsene du kan oppnå, og det kan være en god PR-mulighet; vis at bedriften din er forpliktet til å bevare ressursene.
Du kan også spare energi og penger ved å slå av alt uønsket kontorutstyr, inkludert skrivebordslamper, kopimaskiner, skrivere og datamaskiner.
07 - Backup-servere
Hvis du har datamaskiner og servere, må du kontrollere at sikkerhetskopieringssyklusen kjører riktig før og etter avslutningen. Reduser eksponeringen din for en katastrofe ved å planlegge din offsite-sikkerhetskopiering for en tidlig henting, i stedet for å vente på at virksomheten skal gjenåpnes. Dette er et område hvor du vil ha klare instruksjoner for hvem du skal kontakte i tilfelle et problem, så vær sikker på at din svarservice er riktig informert.
08 - IKKE Slå av
Det er noe kontorutstyr du ikke bør slå av, inkludert:
- Faksmaskiner
- Telefonsystem
- Servere og backup systemer
- Kjøleenheter
- Sikkerhetssystemer