Telefonsvarertips for å vinne forretninger
1) Besvar alle innkommende telefonsamtaler før den tredje ringen.
2) Når du svarer på telefonen, vær varm, entusiastisk og profesjonell .
Din stemme på telefonen er noen ganger det eneste inntrykket av firmaet som en ringer vil få.
3) Når du svarer på telefonen, velkommen innkallere høflig og identifiser deg selv og din organisasjon med det samme. Si for eksempel "God morgen. Cypress Technologies. Susan speaking. Hvordan kan jeg hjelpe deg?" Ingen bør aldri spørre om de har nådd en slik virksomhet.
4) Gjør klart, hold stemmenes lydstyrke moderat og snakk sakte og tydelig når du svarer på telefonen slik at den som ringer kan forstå deg enkelt.
(Min gratis snakk for suksess på Internett-økene vil lære deg hvordan du snakker mer profesjonelt.)
5) Kontroller språket ditt når du svarer på telefonen. Ikke bruk slang eller buzzwords . I stedet for å si "OK", eller "Ikke noe problem", for eksempel, si "Sikkert", "Veldig bra", eller "OK". Hvis du er en person som bruker fyllstoffer når du snakker, for eksempel "uh huh", "um" eller setninger som "like" eller "du vet", må du trene deg forsiktig slik at du ikke bruker disse når du snakker i telefonen .
( Lær mer om taleproblemet med å bruke fyllstoffer og hvordan du løser problemet .)
6) Tren din stemme og vokabular til å være positiv når telefonen svarer, selv på en "nede" dag. For eksempel, i stedet for å si, "Jeg vet ikke", si, "La meg finne ut om det for deg."
7) Ta telefonmeldinger helt og nøyaktig.
Hvis det er noe du ikke forstår eller ikke kan stave, for eksempel en persons etternavn, spør den som ringer for å gjenta det eller stave det for deg. Deretter må du kontrollere at meldingen kommer til ønsket mottaker.
8) Besvar alle telefonsamtaler innen en virkedag. Jeg kan ikke understreke dette nok. Husk tidligfuglen? Den tidlige innringeren kan få kontrakten , salget , problemet løses ... og styrke det gunstige inntrykket av virksomheten din som du vil sirkulere. Få ting irriterer innringere som prøver å nå virksomheten din mer enn uendrede samtaler.
9) Spør alltid den som ringer om det er greit å sette henne på vent når du svarer på telefonen, og ikke la folk stå på vent. Gi oppringere i vent med fremdriftsrapporter hver 30 til 45 sekunder. Gi dem valg hvis det er mulig, for eksempel "Denne linjen er fortsatt opptatt. Vil du fortsette å holde eller skal jeg ________ ringe deg tilbake?"
10) Ikke bruk en høyttalertelefon med mindre det er absolutt nødvendig. Høyttalertelefoner gir innringeren inntrykk av at du ikke er fullt konsentrert om hans samtale, og får ham til å tro at hans anrop ikke er privat. Den eneste tiden til å bruke en høyttalertelefon er når du trenger mer enn én person til å være med på samtalen på slutten. Spør kunden om du kan sette dem på høyttalertelefonen før du gjør det.
11) Hvis du bruker talepost eller en telefonsvarer til å svare på anrop når du ikke kan det, må du sørge for at du har en profesjonell melding innspilt, det gjør det samme som tips nr. 3, og gir innringere annen relevant informasjon før den registrerer deres meldinger. Oppdater din talepostmelding etter behov. Hvis bedriften din for eksempel skal lukkes for en ferie, oppdaterer du din telefonsvarermelding for å si det og si når virksomheten din vil gjenåpnes.
12) Tren alle andre som svarer på telefonen for å svare på samme måte, inkludert andre familiemedlemmer hvis du driver en hjemmebasert virksomhet . Kontroller hvordan bedriftens telefon blir besvart ved å ringe inn og se om telefonen blir besvart på en profesjonell måte. Hvis de ikke bestått testen, gå over denne "hvordan svare telefonen" -listen med dem for å forsikre deg om at alle i bedriften din vet hvordan du svarer på telefonsamtaler på riktig måte.
Se også:
Tidsstyringstips for innkommende telefonsamtaler
10 måter å få positivt ord for munnen for virksomheten din
10 billige måter å markedsføre virksomheten din på