Hvordan regner jeg kunder?
Når du starter en bedrift, bør en av dine første oppgaver være å bestemme hvordan du skal samle inn penger fra kunder.
Hvordan du får penger fra kunder, avhenger av bedriftstypen din.
- Hvis du får penger fra kunder via kreditt- eller debetkort, trenger du ikke å bekymre deg for å samle inn.
- Noen bedrifter aksepterer kun kontanter, men det er problemer med en kontantervirksomhet, inkludert ikke å holde gode forretningsrekorder.
- Hvis du ikke blir betalt på salgstidspunktet, må du fakturere kunder (inkludert andre bedrifter), noe som betyr at du må finne en måte å sikre at disse regningene blir betalt.
Regel # 1 for å få betalt av kunder
Det viktigste å huske om fakturering og innsamling fra kunder er at jo lenger regningen er ubetalt, jo mindre sannsynlig er det at du vil få pengene dine. Så du må sette opp en bestemt samlingsprosess, og sørg for at du følger den med hver kunde.
Et system for fakturering av kunder
Før du utvider kreditt til kunder, begynner du med å lage noen retningslinjer for å godta kreditt, gjøre kredittkontroll og kommunisere med kundene om fakturerings- og samleprosessen.
Sett deretter opp et system for å fange opp informasjon om kunder - hvem skylder deg penger, hvor mye skyldes, og hvor lenge beløpet er skyldt.
De fleste forretningsregnskapsprogrammer har en kundemodul som lar deg legge inn disse dataene.
Du kan legge inn fakturaene når du gjør jobben eller leverer produktet, og legg inn betalinger etter hvert som de kommer inn. Men du må følge med på dette papirarbeidet for å holde oversikt over kundefordringer ( beløp som skylder).
En krevende aldringsrapport er ditt verktøy for å bestemme en faktureringsstrategi for kunder.
Sende ut regninger
Husk samlinger Regel # 1 når du vurderer å sende ut regninger. Mange bedrifter sender ut regninger kun til kunder en gang i måneden, noe som betyr at de kan vente opptil seks uker for å få betalt (en måned for å sende regningen, så flere uker før kunden betaler).
Send ut regninger oftere, eller ring telefonsamtaler i mellom, for å nudge minne kundene om å betale. Noen selskaper sender ut regninger i batcher, med en del av kundene blir fakturert hver uke. Denne satsregningen bidrar til å holde kontanter på en mer kontinuerlig basis.
Planlegg faktureringsbrevstrategien din
Samlesystemet ditt kan inkludere telefonsamtaler, brev eller begge deler, avhengig av hvilken type kunde du har. En strategi er å starte på et lavere nivå av intensitet og bekymring og gradvis bli mer selvsikker, så aggressiv. Denne økende nivåstrategien kan fungere for telefon- eller brev- eller e-fakturapåminnelser.
- Nivå One - "Ups"
Dette brevet antar at kunden har glemt å sende betaling; det er "du sannsynligvis sendt dette, men betalingen må være i posten.
- Nivå to - hva er feil?
Dette brevet antar at kunden ønsker å betale, men uvanlige forhold hindrer betaling. Brev 2 antyder betalingsalternativer, men gir en fast dato for betaling.
- Nivå 3 - Ultimatumet
Dette nivået skal være et brev. Det forutsetter at kunden ikke kommer til å betale og oppgir en fast dato hvor betalingen må gjøres eller at samlingsprosesser skal påbegynnes. IKKE send dette brevet med mindre du har tenkt å faktisk gå til samlinger på denne gjelden.
Hvis kunden bare ikke vil betale, må du ta det siste skrittet - ta personen til småkraftsrett eller bytte regningen til et samlingsbyrå. Les mer om dine alternativer jeg fa kunden bare ikke vil betale.
Faktureringskunder: Setter alt sammen
Til slutt, ta en avgjørelse om din overordnede strategi for fakturering. Vil du sende brev? Bruk telefonen? En kombinasjon? Når sender du regninger eller foretar telefonsamtaler?
Sett sammen et generelt system med bokstaver og telefonskript, så ha alt gjennomgått av advokat for å sørge for at du overholder loven.
Bruk deretter din aldringsrapport for kontoer til å veilede deg når du arbeider gjennom disse kundekontoene og avgjøre faktureringsstrategier.