Prisen på europeisk stilmøtepakke har blitt mer populær i USA
Ikke bare kan denne øvelsen være generelt mer effektiv for de som er involvert i planleggingen av arrangementet, men gjør det å forvalte og forutsi kostnadene knyttet til lokalet en mye enklere prosess.
I USA, derimot, er det fortsatt mye vanligere for hoteller å bygge konferansekostnadsposter etter linjepost basert på de detaljerte og tilpassede behovene til hvert møte eller arrangement. Selv om øvelsen gjør det mulig for arrangementsplanleggeren å ha større kontroll over hver eneste detalj av arrangementet, skaper det også ofte kompliserte bankettbegivenhetsordrer og mer vanskeligheter med å administrere kostnader og det totale arrangementsbudget .
Selv om de store aktørene i bransjen fortsetter å endre måten de gjør forretninger, har den europeiske modellen og den amerikanske modellen en tendens til å reflektere disse forskjellene i deres tilnærming til konferanse- og bedriftshendelser. For et dypere dykk, la oss ta en titt på to konserter og konferansepakke eksempler: en fra det tidligere Fira-palasset i Barcelona (europeisk eksempel) og den andre på Wynn Resorts i Las Vegas (amerikansk eksempel).
European Conference and Meeting Packages Eksempel
Daglige pakkede priser er populære i Storbritannia, og har også jobbet med kontinentaleuropa. "Det britiske markedet var den første som ber om denne typen pakke, og vi prøver alltid å tilpasse våre forslag for å møte våre kunders behov," forklarer tidligere daglig leder for Fira Palace i Barcelona (nå Crowne Plaza Barcelona), en virksomhet hotell som er populært blant bedriftens arrangement og møteplanleggere som organiserer internasjonale møter.
European Hotel Clientele
Tilbake da Crowne Plaza Barcelona fortsatt fungerte som Fira Palace, var ca 20% av hotellets klienter fra Spania. Resten av den årlige klientellet kom fra Storbritannia (19%), USA (17%), Frankrike (7%), Italia (6%), Japan (4%) og Tyskland (4%). I tillegg var omtrent halvparten av forretningsarrangementene der det var fra farmasøytisk industri med resten, inkludert teknologi, mat og drikke , bank og bilindustrien .
Europeisk etterspørsel etter konferanseprispriser
I løpet av denne tiden inkluderte den daglige møtepakken på Fira Palace bruken av møterom, kaffepause, lunsj, skjerm og mer. Den tilgjengelige møtepakken inneholder hovedsakelig alt som en planlegger måtte trenge inn i et møte.
Etter hvert som industrien utviklet seg, har forespørsler om konferanse- og møtepakker fortsatt å forandres over tid. I utgangspunktet var bedriftens begivenhetsplanleggere be om flat konferansepriser for møterom og mat og drikke. Etter hvert utvidet disse forespørslene til å omfatte andre elementer, for eksempel skjermbilder, Internett-tilgang, flipover og lydsystemer. Men etterspørselen var fortsatt for pakket, flat rate pricing.
For de som ønsket overnatter gjesterom, ba de også om en spesiell / forhandlet pris for overnatting i deres konferanse overordnede hendelseshastigheter.
Selv om disse pakkene vil dekke et flertall av hendelsesbehovene, ville planleggere fortsatt forhandle om andre hendelseskrav, som utstillingsområde, gallamiddager, cocktailmottakelser og andre arrangementsposter.
Fordeler og ulemper ved den europeiske metoden
Det er klart at den primært europeiske tilnærmingen til konferanseplanlegging og prising kan være til hjelp for arrangementsplanleggere av flere grunner, inkludert oppfatningen av kostnadsbesparelser, forutsigbarhet av kostnader og enkel klientpresentasjon og godkjenning.
Når det er sagt, legger en slik tilnærming definitivt en økt byrde på hotellet for å forutsi sine kunders behov, samtidig som man styrer sin egen bunnlinje. "Fra vårt synspunkt er det mye lettere å gjøre" à la carte "-hendelser. Faktisk er operasjonen mye mer komplisert. Men fordelene for oss er kundetilfredsheten, sier tidligere direktør i Fira Palace.
American Conference and Meeting Packages Eksempel
Mens det europeiske markedet er relativt modent med aksept og bruk av konferanse- eller møtepakker, kan flere amerikanske hoteller begynne å vurdere å endre måten de pakker på og priskonferanser og møter også. Dette er spesielt viktig nå når hendelsesplanleggere blir pålagt å ta møtebeslutninger med kortere tidsfrister oftere.
I mai 2009 tok Wynn Las Vegas initiativ til å introdusere tre typer av hva de kaller altomfattende konferanse- og møtepakkepriser for mindre møter, noe som betyr at de med færre enn 80 deltakere. I dag tilbyr de fortsatt disse pakkene. De inkluderer:
- Full Day Conference Delegate Package
- "AM" Half Day Conference Delegate Package
- "PM" Half Day Conference Delegate Package
På samme måte som europeiske arrangementplanleggere har kommet til forventning, er Wynns pakkede alternativer priset på en deltaker (dvs. deltaker), inkludert møterom, mat og drikke, snacks for pauser, LCD-projektor og skjerm.
Ideen til Wynn å utvikle sine konferansepakkealternativer vokste ut av den europeiske markedsstrategien. Faktisk kom André Link, den tidligere Wynn nasjonale salgsansvarlig, tidligere fra Europa. "For det meste i Europa er dette den eneste måten vi solgte møter på. Det var veldig sjelden at vi forberedte à la carte-forslag som nevnt F & B-kostnader, romleie, AV-avgifter osv.," Forklarer Link.
En Shift i American Corporate Event og Conference Industry
Med lanseringen av deres små møtepakkeprogram, forventet Wynn Resorts at de pakkede konferansesatsene ville være mer populære blant bedriftens kunder fordi de fleste foreningsmøter er større i størrelse. De hadde rett. Siden da har flere høyprofilerte amerikanske hotellkjeder begynt å tilby selskapsmøte og konferansepakker som bedre reflekterer den europeiske modellen hvis bedriftens arrangementsplanlegging.
For å være sikker, vil møte- og konferansepakkepriser ikke tilfredsstille behovene til alle hendelser. Faktisk anerkjenner de fleste planleggere at de vil forgå noen detaljpreferanser for deres program eller kreve at lokalet tilpasser pakken for å inkludere flere elementer. Det er alltid forsiktighet om å stole på pakkepriser dersom planleggerne forventer at deres programmer kan løpe lenger enn det som forventet, noe som kan utløse tilleggsavgifter. Men for de møte- og arrangementplanleggerne som ser nøye på budsjettet, gir disse møte- og konferansepakkene tydelig forutsigbarhet for konferansebudget.