Hvert år må arbeidsgivere sende en rapport til de ansatte som viser deres totale lønn og fradrag, slik at de ansatte kan inkludere opplysninger om deres inntektsskatt. Rapportene må også innleveres hos Social Security Administration. Denne rapporten er et W-2-skjema.
Før du forbereder og sender W-2 skjemaer til ansatte og Social Security Administration, følger du disse trinnene for å sikre at alt går jevnt.
01 - Pass på at du har korrekt klassifisert arbeidskraft som ansatt
En ansatt er en arbeidstaker som utfører arbeid i retning av en arbeidsgiver. Generelt er enhver som utfører tjenester for en organisasjon, en medarbeider hvis organisasjonen kan kontrollere hva som skal gjøres og hvordan det skal gjøres.
På den annen side er en uavhengig entreprenør en person eller bedrift som tilbyr tjenester til en annen person eller bedrift. Den uavhengige entreprenøren er en egen forretningsenhet og anses ikke som en ansatt. Noen eksempler på uavhengige entreprenører er konsulenter, agenter eller meglere. Arbeidet til uavhengige entreprenører er ofte tilfeldig eller ikke avgjørende for virksomheten; for eksempel en rengjøringstjeneste, lønnsprosessor eller IT-tjeneste.
Les mer om å klassifisere arbeidstakere som ansatte eller uavhengige entreprenører , og konsultere en arbeidsadvokat for hjelp.
02 - Sjekk distribusjons- og arkiveringsdatoer for inneværende år
To trinn er involvert i W-2 prosessen. Det første trinnet er å distribuere W-2 skjemaene til ansatte. Det andre trinnet er å arkivere disse skjemaene med Social Security Administration. (SSA)
Fristen for både distribusjon til ansatte og arkivering hos SSA er 31. januar det følgende året. Dette er en ny tidligere frist for at SSA-arkivering er satt opp for å unngå skattesvikt. Les mer om W-2 og 1099 deadlines.
Sørg for at du gir ansatte sine skjemaer tidlig i januar, så de har tid til å gjennomgå dem for å forhindre feil.
03 - Sjekk ansattes W-4 skjemaer
Arbeidsgivere må til enhver tid ha en W-4 skjema på fil for alle ansatte. Skjema W-4 inneholder informasjon som er nødvendig for å bestemme mengden av en ansattes føderale inntektsskatthold, bruk av sivilstatus, antall pårørende og eventuelle tilleggsbeløp som skal holdes tilbake.
Skjema W-4 må fylles ut ved utleie og når som helst vil arbeidstakerne endre seg. Ansatt skal endre W-4-skjemaet dersom medarbeiderens personlige opplysninger (inkludert sivilstatus og antall pårørende) endres eller hvis medarbeiderens adresse endres. Ansatte kan også endre W-4-skjemaet til enhver tid for å endre beløpet av tilbakeholdenhet.
Hvert år før årsskiftet bør arbeidsgivere be alle ansatte om å gjennomgå W-4-skjemaet for å sikre at personlig informasjon er nøyaktig.
Å sørge for at ansatte har nøyaktig og aktuell informasjon på Form W-4, vil hjelpe deg med å forberede og distribuere W-2-skjemaer.
04 - Samle inn lønnsinformasjon for W-2 skjemaer
Først må du ha grunnleggende informasjon om bedriften din for alle W-2-skjemaer:
- Ditt firmas arbeidsgiver ID nummer
- Navn, adresse og postnr
- Og firmaets statlige skatteidentifikasjonsnummer
Deretter må du samle informasjon om hver ansatt, både personlig informasjon og lønnsinformasjon:
- Ansattes navn og adresse og personnummer eller annet skatte-ID-nummer
- Beløp betalt til den ansatte: total lønn, tips og annen godtgjørelse
- Beløp for føderal inntektsskatt tilbakeholdes
- Sosialsikkerhetslønn (opp til maksimumsbeløpet for sosial sikkerhet for året)
- Medicare lønninger og tips og Medicare skatt tilbakeholdt, inkludert den ekstra Medicare skatt for høyinntekt ansatte.
- Tildelte ansatte tips betalt
- Avhengige pleieutbetalinger, og andre ytelser skattepliktige for arbeidstakeren
- For hver stat hvor arbeidstakerne jobbet, betalte statens lønninger og tips og statsskatteavgiften
- Lokale lønninger og tips betalt og lokal inntektsskatt tilbakeholdt.
05 - Gjennomgang W-2 Processing - Hvordan blir W-2 opprettet?
Hvis bedriften din er ny for lønnsbehandling, eller hvis lønnsituasjonen din har endret seg nylig, er det en god ide å gjennomgå prosessen med å finne, fullføre og distribuere årsrapportene til ansatte. Du kan få W-2 skjemaer fra en kontorforretning, CPA, fra skatte- eller regnskapsprogramvare, eller fra IRS.
Merk: Du kan ikke laste ned W-2 skjemaer fra IRS eller andre steder på Internett. Kopier A av W-2-skjemaet er i en bestemt farge på rød blekk og kan ikke dupliseres. Du må legge inn den spesifikke IRS-skjemaet for Copy A med Social Security Administration (dette er kopien du beholder og filen med personnummer i slutten av februar).
Her er noen alternativer for å forberede W-2 skjemaer:
- Bruke regnskapsprogramvare . Hvis du bare har noen få ansatte, og du bruker regnskapsprogramvare, kan du kanskje kjøpe et tillegg for å forberede W-2 skjemaer ved hjelp av denne programvaren.
- Bruke skattemessig forberedelse programvare. Hvis du bruker en av de vanligste skattemessige forberedelsene, enten online eller i en desktop versjon, og du har kjøpt forretningsversjonen av denne programvaren, må du sjekke om W-2-behandling er inkludert. Shirley Elmblad, Guide til finansiell programvare, har en artikkel om skatteprogramvareanmeldelser
- Bruk av kjøpte W-2 skjemaer . De store kontorforsyningsfirmaene har forhåndsutskrevne W-2 skjemaer for bruk med programvare på en CD som lar deg skrive inn informasjonen for disse skjemaene manuelt og skrive dem ut på skriveren.
Uansett hvilken metode du bruker til å fylle ut og skrive ut W-2 skjemaer, skal også ha W-3 overføringsskjemaer .
06 - Bestem hvordan du distribuerer W-2 skjemaer til ansatte
Når du har opprettet W-2 skjemaer, er din neste beslutning hvordan du distribuerer dem til ansatte. Husk at fristen for distribusjon av W-2 skjema til ansatte er 31. januar året etter skatteåret. For eksempel, arbeidsgivere som måtte distribuere 2016 skatteår W-2 har til 31. januar 2017, for å distribuere dem.
Du har to alternativer for distribusjon av trykte W-2 skjemaer til ansatte: enten send dem eller distribuere dem til ansatte i person. Hvis en ansatt plukker opp sitt W-2 skjema personlig, vil du kanskje få den ansatte til å registrere at skjemaet ble plukket opp for å unngå spørsmål om dette ble gjort.
07 - Kontroller feil før du sender W-2 skjemaer til ansatte
For å minimere problemer og måtte sende W-2 skjemaer, sjekk W-2 skjemaene for feil ved å bruke denne sjekklisten. Vanlige W-2-feil inkluderer å bruke feilårs skjema, unnlatelse av å inkludere informasjon, sette inn informasjon i feil boks, og ikke å stoppe sikkerhetsavbrudd på det maksimale.
08 - Håndtering av ansattes forespørsler om duplikat W-2 skjemaer
Ansatte mislykkes ofte eller mister W-2-skjemaer, og de kan komme til lønnsavdelingen din og krever duplikatkopiering av deres W-2-skjema. Før du distribuerer W-2-skjemaer, bør du vurdere hvordan du skal håndtere disse forespørslene:
- Hvis du har skrevet ut skjemaene internt, kan du enkelt trykke på W-2-skjemaet og gi det eller sende det til den ansatte.
- Hvis skjemaet ble utarbeidet av en ekstern lønnstjeneste, kan de belaste deg for kostnaden for å trykke på og sende ut skjemaet. Det kan hende du vil belaste ansatte for en første duplikatform, eller et andre duplikat i et år (det skjer!).
Uansett hva du bestemmer, er det en god ide å formidle politikken din om duplikatformer til ansatte. Å ha en kostnad for dupliserte former kan virke ekstreme, men det kan kutte ned på antall tapte skjemaer du har å håndtere.
09 - Filing W-2 og W-3 Skjemaer med Social Security Administration
Etter at du har bestemt deg for hvordan du klargjør W-2 skjemaer og har distribuert disse skjemaene til ansatte (innen 31. januar året etter skatteåret), er din neste beslutning å bestemme hvordan du legger inn disse skjemaene med SSA (Social Security Administration) .
Alle W-2 skjemaer må arkiveres hos Sosialtilsynet, sammen med en overføringsskjema W-3 . To alternativer for å sende inn disse skjemaene:
- Du kan arkivere online på Business Services Online-delen av nettsiden for personvern. Du må registrere deg først, og deretter fylle ut de aktuelle skjemaene på nettet. Hvis du legger på nettet med BSO, trenger du ikke å inkludere W-3-skjemaer.
- Du kan også sende utfylte W-2 skjemaer sammen med Form W-3 til Sosialtilsynet.
Her er mer informasjon om hvordan du lager et W-3-skjema .
10 - Sjekk statlige forskrifter for distribusjon av W-2 skjemaer
Når du fyller ut et W-2 skjema for en ansatt, er en del av det skjemaet (Copy 1) utpekt til å bli sendt til staten der arbeideren jobber. Hvis arbeidstaker jobber i mer enn én stat, må du sende inn en kopi av W-2-skjemaet til hver stat.
Hver stat har forskjellige krav til innsending av W-2 skjemaer og eventuelle overføringsformer. Sjekk med statens skattemyndighet eller statlig inntektsavdeling for å lære statens krav.
OPPDATERING: Mange stater er i samsvar med den nye tidligere 31. januar for innlevering av W-2 med SSA.
Les mer om statlig lønnsskatt.