Slik arkiverer du W-2 skjemaer med W-3 ​​skjemaer på nettet

Hvordan e-fil W-2 skjemaer og W-3 skjemaer på nettet

IRS har kunngjort at søknadsfrist for innlevering 2016 W-2 og 1099 skjemaer , med Social Security Administration, inkludert W-3 skjemaer, for 2017 skatt arkivering er 31 januar 2018. Det er en måned tidligere enn den tidligere innleveringsdatoen; Tidligere dato ble satt opp for å bidra til å forhindre skattesvikt. Tidligere dato gjelder for alle søknader, inkludert online arkivering. Les mer de nye W-2 og 1099 arkiveringskravene.

Hva er W-2 Forms og W-3 Forms?

W-2 skjemaer brukes til å rapportere lønn til ansatte til IRS for inntektsrapportering. W-2 er utarbeidet av arbeidsgiveren og leveres til arbeidstaker og SSA i slutten av januar for det foregående skatteåret. SSA bruker informasjonen for sosial sikkerhet, og den deler informasjonen med skattemyndighetene for inntektsskatt.

W-3-skjemaene kalles "overføringsskjemaer. De oppsummerer informasjonen på alle W-2-skjemaene som sendes til SSA. W-3-skjemaer er ikke nødvendig hvis du sender W-2 skjemaer til SSA online.

Hvordan arkiverer jeg W-2 skjemaer og W-3 skjemaer på nettet?

W-2 Løn- og skatteerklæringer for hver ansatt må sendes til SSA hvert år for alle dine ansatte, for det foregående kalenderåret. W-2 skjemaer for ansatte sendes sammen med skjema W-3 , som er et sammendrag.

W-2 skjemaer forfaller, sammen med W-3 ​​sammendragsoverføringsformer, innen 31. januar for det foregående året. Siden både ansattskjemaene og SSA-skjemaene forfaller samme dag, er det en god ide å gi W-2-skjemaene til ansatte tidligere i januar, slik at de kan se dem over, og du kan eventuelt gjøre korreksjoner.

Du kan e-fil Forms W-2 online på SSAs nettside for Business Services Online (BSO). Du kan lage utfyllingsversjoner av disse skjemaene, skrive ut kopier for arkivering med statlige eller lokale myndigheter, for distribusjon til ansatte, og for dine egne poster.

Arkiverer 250 eller flere W-2 skjemaer? Du må sende på nettet

Sosialforvaltningen sier,

Hvis du legger inn 250 eller flere skjemaer W-2 i løpet av et kalenderår, må du arkivere dem elektronisk, med mindre IRS gir deg et frafall. (Du kan bli belastet en straff hvis du ikke sender filen elektronisk når det er nødvendig.)

Fordeler med e-arkivering W-2 skjemaer

• E-arkivering, ifølge IRS, sparer tid og krefter og bidrar til å sikre nøyaktighet.
• Du trenger ikke å beregne og sende inn et W-3 transmittal skjema ; Sosialtilsynet genererer automatisk en W-3.
• Du kan bruke BSO-nettstedet til å bekrefte personnummer for lønnsrapporteringsformål.
• BSO-nettstedet tilbyr en veiledning, håndbøker, en sjekkliste og mange andre nyttige opplysninger som hjelper deg med å e-fil disse W-2-skjemaene.
• Hvis du gjør en feil i en eller flere W-2 skjemaer etter at du har arkivert, kan du sende inn W-2c skjema for å rette feilen.

Før du sender disse skjemaene elektronisk

For å sende inn W-2 skjemaer på nettet, må du først registrere deg hos Sosial Sikkerhetsadministrasjonens Business Services Online-seksjon.

Deretter må du opprette og lagre W-2 skjemaene dine ved hjelp av et spesielt filformat og sende dem til BSO.

Etter at filene er sendt, kan du se de opplastede filene og se feilrapporter, inkludert navn og misforhold til personnummer, og foreta korrigeringer.

Du kan også se gjennom statusen for innleveringen og se om filen er akseptert.

Fortsatt forvirret om Form W-2? Svar på dine spørsmål om W-2-skjemaet