Hva er en fritak fra å holde tilbake?
Tilbakebetaling er en generell betegnelse for beløpene som tas fra arbeidstakers lønn for føderale og statlige inntektsskatter, og for FICA-skatter (Social Security and Medicare).
Noen ansatte kan ikke være pålagt å få føderale inntektsskatter tatt fra lønnen hvis inntekten er under et visst nivå. IRS tillater ansatte å kreve et unntak fra å holde tilbake i et bestemt år dersom begge disse situasjonene gjelder:
- I det foregående året hadde de rett til tilbakebetaling av all føderal inntektsskatt som ble holdt fordi de ikke hadde noen skatteansvar, og
- For det nåværende året forventer de tilbakebetaling av all føderal inntektsskatt tilbakeholdt fordi de forventer å ikke ha skatteforpliktelse.
Noen typer ansatte kan være unntatt: studenter, deltidsarbeidere, de over 65 år og blinde ansatte.
Som du kan se, er et fritak for fritak bare bra for ett år. Det må hevdes hvert år, og det må hevdes innen 15. februar. Etter 15. februar kan du ikke godta krav om fratakelse av fratrekk. Ansatte må vente på det følgende året for å kreve fritaket.
Hvordan vet jeg om en ansatt er unntatt fra tilbakeholdelse?
Det viktigste å huske i denne situasjonen er at du bare kan endre tilbakeholdelse basert på dokumentasjonen som den ansatte gir deg.
Inntil arbeidstaker gir deg riktig skjema eller skjema, må du fortsette å holde tilbake føderale, statlige og lokale inntektsskatter basert på de siste skjemaene som er utført av den ansatte. Du kan ikke ta medarbeiderens ord på kravet om unntak.
For å kreve fritak fra tilbakeholdelse må arbeidstakerne fylle ut et nytt W-4-skjema innen 15. februar hvert år for å endre tilbakeholdenhet.
W-4-skjemaet inneholder informasjon om arbeidstakers ekteskapsstatus og antall kvoter som kreves for å beregne tilbakeholdenhet.
Hvis ansatt hevder et unntak, så ser W-4-skjemaet ut:
- Linje 5 - Totalt antall kvoter - vil være tomt
- Linje 6 - Ytterligere beløp som skal holdes tilbake - vil være tomt
- Linje 7 - Påstand om fritak - vil vise ordet "fritatt".
Hva annet trenger jeg å vite om krav om fritak fra å holde tilbake?
Et krav om unntak fra tilbakeholdelse unngår ikke arbeidstakeren fra å betale sin andel av FICA-skatter, inkludert den ekstra Medicare-skatten . Alle FICA-skatter må betales av både deg som arbeidsgiver og ansatt. Arbeidsgiveravslaget for trygdeordninger stopper ved maksimal sosial sikkerhet , men ditt bidrag til trygdeordninger som arbeidsgiver fortsetter for alle lønn.
Påstanden om unntak for føderale inntektsskatt har ingenting å gjøre med arbeidstakers statlige inntektsskatt og lokalskatthold. Ansatte må sjekke med statlige og lokale skattemyndigheter for å finne ut hvordan dette unntaket fungerer i disse jurisdiksjonene. Som nevnt ovenfor, inntil arbeidstaker gir deg de underskrevne dokumentene for kravet om unntak fra statlige eller lokale skatter, må du fortsette å holde tilbake disse skattene.
Hvis arbeidstaker ønsker å kreve fritak fra tilbakeholdenhet, men de allerede har hatt tilbakeholdenhet fra lønnen deres i løpet av året, kan du ikke refundere dem pengene. På skattetid vil du varsle medarbeideren om oppholdet på W -2-skjemaet for året. Arbeidstakeren kan deretter kreve tilbakeholdelsen. For eksempel kommer Carlton til deg i februar og sier at han ønsker å kreve unntak fra å holde tilbake for dette året. Han fullfører en ny W-4 form, men du har allerede holdt tilbake $ 276 fra hans lønn i januar. Han må vente på å sende inn selvangivelsen og kreve $ 276.
Ikke anta at en student, deltidsarbeideren eller sesongarbeideren skal være unntatt fra tilbakeholdenhet. Alle ansatte må fylle ut et W-4-skjema som skal leies, og dette skjemaet er hva ansatt må bruke for å kreve et unntak.
Kan jeg hjelpe medarbeiderne å finne ut om de er unntatt fra å holde tilbake?
Din advokat vil fortelle deg at du ikke hjelper medarbeidere å fullføre skjemaer.
Men hvis en ansatt spør deg kan du gi dem informasjon for å hjelpe dem med å ta avgjørelsen alene. IRS-publikasjon 505 har et flytskjema som kan hjelpe medarbeideren å bestemme seg for å kreve unntak fra tilbakeholdenhet.
Hva hvis en ansattes krav om fritak er feil eller feil?
Hvis du mener at en ansattes W-4 fritak for fritak er feil, kan du ikke endre det, men du kan gi den ansatte beskjed om at fritaket kan bli utspurt av IRS. Uansett hva ansatten hevder, må du bare bruke det signerte W-4 skjemaet for å holde tilbake fra lønn til ansatte.
Du trenger ikke å slå inn W-4 skjemaer til IRS, men de kan vurdere en ansattes krav om unntak, og de kan be deg om å sende inn en ansattes W-4-skjema. I noen tilfeller, hvis IRS føler at kravet om unntak ikke er gyldig, kan de sende et "innlåsingsbrev" til din bedrift, sammen med en kopi for den ansatte. Et innlåsingsbrev låses i medarbeiderens tilbakeholdelse basert på IRS-vurderingen.
Dette brev angir det maksimale antall innvilgede godtgjørelser som er tillatt for den ansatte. Når du mottar dette innlåsningsbrevet, må du begynne å bruke denne informasjonen for å holde tilbake føderale inntektsskatter fra arbeidstakers lønn, som er effektiv med datoen fastsatt av IRS. Du kan ikke endre tilbakeholdelsesbeløpet før du mottar tillatelse fra IRS; Du kan ikke godta en ny W-4 fra ansatt for å endre beløpet.
Hvis du ikke endrer medarbeiderens innvilgelse basert på tilbakeholdelsen i innlåsningsbrevet, er virksomheten din ansvarlig for å betale tilleggsbeløpet som skulle ha blitt holdt tilbake. (Se denne IRS-forskriftsbestemmelsen for mer informasjon.)