Tipsene nedenfor hjelper deg med å finjustere kommunikasjonsevnen din slik at du kan spare tid, redusere stress og bli mer produktiv ved å kommunisere effektivt i hver samhandling du har i din småbedrift.
Begrens distraksjoner og lytt
Lytting er nøkkelen til effektiv kommunikasjon, men det er ikke alltid lett. En måte å bli en bedre lytter er å prøve å begrense distraksjoner under samtalene dine som gjør det vanskelig å høre og absorbere hva andre sier. Det kan bety at du lukker e-postklienten din, slår av ringetonen din eller lukker døren til kontoret. Ved å gjøre disse små ting, sørger du for at personen du snakker med har full oppmerksomhet.
Det er også viktig å begrense interne distraksjoner, det vil si alt som skjer i tankene dine. Når du har flere emner å takle under et møte eller en samtale som rushing gjennom dem for å få alle ideene dine ut, kan det være fristende, men dette fører til forvirring og kan få den andre personen til å føle at hans eller hennes innspill ikke er viktig.
Sakte ned og husk at kommunikasjon er en toveiskanal. Etablere en gi-og-ta som tillater begge parter å si sitt.
Være Responsive
En av de verste ting du kan gjøre når en konflikt oppstår, eller noen har en klage om din virksomhet, produkter, tjenester, etc., ignorerer det. I de fleste tilfeller bør noen slags svar utstedes umiddelbart, selv om det bare er en kort uttalelse om at du skal se på problemet.
Hvis du venter til du har all nødvendig informasjon før du kommer ut til ulykkelig fest, kan de ende opp med å ikke bare være ulykkelig, men nå også sint. Hold kommunikasjonslinjer åpne i alle situasjoner ved å være så responsive som mulig, og sørg for at folk når ut til at du føler at deres problem er viktig for deg.
Spør de riktige spørsmålene
Så mye kommunikasjon er avhengig av å få den informasjonen du trenger, og mange ganger betyr dette at du må stille de riktige spørsmålene. Det er ledetråder om hvilke spørsmål du bør spørre i alle deler av samtalen du har. Du må kunne lytte og null på disse ledetrådene for å finne ut hvilke spørsmål som vil løse opp informasjonen du trenger.
Vurder saken om en ansatt som ikke har møtt mål og er generelt ulykkelig på jobben. Hvis du ikke stiller de riktige spørsmålene, kan du aldri komme til roten til problemet, noe som kan være alt fra personlige problemer til å bli underutfordret.
Få mest mulig ut av møter
Møter er beryktede for å være tidevannere hvis de ikke er godt planlagt og grundig organisert. Hvis du er arrangør, bør du først og fremst planlegge det på forhånd for å respektere alles tid og gjøre møtet ditt så effektivt som mulig.
Deretter tar deg tid til å lage en agenda som skisserer fokuspunkter og setter en struktur for møtet.
Her er noen andre smarte møte tips som vil hjelpe deg å sikre at møtene dine er produktive:
- Bekreft møtetidene i de aktuelle tidssonene en til to dager før møtet.
- Tilordne en møte moderator som styrer møtet og sørger for at deltakerne holder seg til dagsordenen.
- Oppmuntre innspill og spørsmål fra alle i møtet.
- Ta notater, eller tilordne noen andre til å ta notater, for å fange viktige detaljer i møtet.
Kombiner kommunikasjonsmetoder
Ansikt til ansikt eller tale-til-tale-kommunikasjon er flott for å eliminere tidenes utfordringer som ofte kommer med e-post. Men det kan også skape flere spørsmål og forvirring hvis alle involverte parter ikke er på samme side.
Selv om det meste av kommunikasjonen din foregår over telefon eller ved nettverksbegivenheter , kan du opprette sammendrags e-postmeldinger som beskriver hva som ble diskutert, hva de neste trinnene er, og hvem er ansvarlig for hva. Det kan være en fin måte å kombinere ulike kommunikasjonsmetoder for mer effektiv (og mindre forvirrende) fremovergående kommunikasjon.
Fokus på kundeservice
God kundeservice avhenger av toveiskommunikasjon. Ofte når konflikter oppstår med kunder, kommuniserer nøkkelen til oppløsning å avdekke problemet, og fortsetter å kommunisere til en løsning er identifisert.
En måte å opprettholde langsiktige forhold til dine kunder er ved å holde åpne kommunikasjonslinjer. Det betyr å spørre om innspill på hvordan ting går og hvordan de føler seg om produktene og tjenesten du tilbyr. Det kan oppnås på slutten av et prosjekt, i daglige samtaler, med en fokusgruppe , eller gjennom formelle undersøkelser.
Bruk tilbakemeldingen du mottar
Hvis du allerede kommuniserer med kundene dine, vil du sannsynligvis få tilbakemelding regelmessig, selv om du ikke søker det gjennom formelle metoder. Det kan være en gullgruve med nyttig informasjon om hvordan virksomheten din, produkter og tjenester oppfattes av kunder og potensielle kunder. For å være effektiv må du imidlertid bruke disse dataene til å endre og forbedre prosessene dine. Lag en prosess for å samle tilbakemeldingene du mottar på ett sted, og sett deretter tid hver måned eller to for å analysere dataene og opprett en plan for implementering og sporing av forbedringer.
I siste instans kan effektiv kommunikasjon være en av de viktigste ferdighetene du bruker i virksomheten din. Hvis kommunikasjonsevnen din kan bruke litt finjustering, ta tid å analysere hvordan du kommuniserer, og resultatene av kommunikasjonen din. Deretter fokuserer på måter du kan forbedre den over tid. Du kan bli overrasket over hvor mye det endrer forholdet ditt med ansatte, kunder og kolleger til det bedre.