Utvikle en plan for vedlikeholdsproblemer
Du må først utvikle din grunnleggende plan for å adressere vedlikeholdsforespørsler. Bestem hvordan forespørsler skal sendes og hvem som svarer på forespørselen. * Hvis du har bestemt deg for å ansette et eiendomsforvaltningsselskap for å imøtekomme disse forespørslene, vil jobben din være å overvåke forvaltningsselskapet for å sikre at de håndterer alle forespørsler raskt og kompetent.
Motta leietakerens forespørsel
Hvis du ikke har outsourcert vedlikeholdsproblemer til en eiendomsforvalter , så er neste trinn å motta leietakerens forespørsel basert på din foretrukne metode. Dette kan være via telefon, e-post, tekst eller til og med skriftlig varsel hvis du foretrekker det. Disse forespørslene skal behandles i løpet av normale åpningstider, med mindre de er nødsituasjoner.
Bestem alvorlighetsgraden av vedlikeholdsproblemet
Sett sammen en liste over vanlige problemer og legg et hasteringsnivå til dem: Høy, Moderat eller Lav.
- Høy hastighet - Klager bør løst eller i det minste sees på samme dag eller samme time om nødvendig.
- Moderat haster - Klager bør rettes innen 48 timer.
- Lav hastighet - Klager bør rettes innen en uke.
Eksempler på høyhastighetsforespørsler: Umiddelbart
- Strukturelle problemer
- Mangel på varme om vinteren
- Mangel på varmt vann
- (Most) Lekkasjer i eiendommen
- Tett toalett
- Lukt av gass
- Lysene fungerer ikke i fellesarealer og ganger
- Sikkerhetsproblemer som dører eller Windows som ikke låser riktig / manglende låser
- Gangstier, trapper og oppkjørsler Trenger å bli skovlet og saltet umiddelbart etter en snøstorm
Eksempler på moderat hastighetsforespørsler: I en rettidig måte
- Apparater som ikke fungerer - Hvis det er ditt ansvar å levere dem til leietakere.
- Tett eller langsom dusj eller vaskeavløp
- Innvendig lys stopper arbeid - ikke bare pæren brenner ut. Den faktiske lysarmaturen virker ikke.
- Klimaanlegg fungerer ikke om sommeren
- Stort hull i veggen
Eksempler på lavhastighetsforespørsler: Tiden er ikke av essensen
- Sprukket flis
- Grout kommer opp
- Skadet gulv som ikke skaper en walking fare-Tåre i teppe / flekk i teppe / tregulv trenger reparasjon / sal
- Running Toalett
- Liten lekkasje eller drypp i kranen
- Skapsdører utenfor hengslene
- Interiør Leiligheten Dør Av Hengslene / Døren Ikke Lukke Riktig
- Et utkast
- Mindre hull i veggen
- Molding eller Trim Needing Repair
Reparasjoner som du ikke er ansvarlig for:
- Bytte batterier i leietakers røykdetektor
- Fjerne søppel fra leietakerens enhet
- Skader forårsaket av Leietaker eller Leietakerens Guest- Du kan reparere denne skaden, men du har rett til å belaste leietaker en rimelig avgift, for eksempel kostnadene for materialene eller kostnaden ved å ansette en entreprenør for å gjøre det.
Bestem ferdighetsnivå som trengs for vedlikeholdsproblem
Du må nå avgjøre nivået på ferdigheter som er nødvendig for å fullføre reparasjonen. Er det noe du føler deg komfortabel med å gjøre eller trenger du å ansette en profesjonell? Ring om nødvendig til det aktuelle personen for å finne ut om de er tilgjengelige.
Samle materialer
Hvis du utfører reparasjonen selv, må du samle de aktuelle materialene for å fullføre reparasjonen.
Varsle Leietaker
Hvis reparasjonen er inne i leietakerens enhet , ring leietaker for å avgjøre når du får lov i enheten for å gjøre reparasjonen. Spør om leietaker vil være der for reparasjon eller hvis de føler seg komfortabel, slik at du kan være i enheten når de ikke er til stede.
Hvis reparasjonen er i et felles område av bygningen , kan du bruke din vurdering basert på hvor raskt reparasjonen er når du skal reparere den.
Hvis reparasjonen krever at du slår av vann, gass, elektrisk eller lignende, må du varsle alle leietakere i bygningen før du gjør det.
Fullfør reparasjonen og få leietaker signatur på vedlikeholdsproblem
- Hvis du har outsourcet arbeidet: Pass på at reparatøren gir en detaljert beskrivelse av arbeidet, tiden det tok og delene som trengs. Pass på at reparatøren signerer og dato denne setningen. Leietaker skal også signere denne utsagnet og bekrefte at arbeidet faktisk ble gjort og at det ble gjort i den angitte tiden.
- Hvis du selv har fullført arbeidet: Har leietakeren som gjorde forespørselen påmeldt på vedlikeholdsforespørselen om at reparasjonen var ferdig og ble gjort til tilfredsstillelse. Pass på at de også inkluderer dato og klokkeslett.