Slik gjør du lønn i Canada
Slik gjør du lønn i Canada
Som en kanadisk arbeidsgiver er det fem trinn for å løpe lønn:
1. Å åpne og betjene en lønnskonto hos Canada Revenue Agency (CRA).
2. Samle inn nødvendig informasjon fra ansatte, for eksempel deres sosiale forsikringsnummer (SIN) og en fullført føderal og provinsiell TD1-skjema.
3. Gjør de riktige kanadiske lønnssikringsavdragene fra lønn til arbeidstakere hver lønnsperiode.
4. Fraværende arbeidsgiveravdrag, sammen med arbeidsgiverens andel av Canadas pensjonsplan (CPP) -bidrag og sysselsettingsforsikring (EI) premier, til Canada Revenue Agency etter behov.
5. Rapportering av hver ansattes inntekt og fradrag på riktig T4- eller T4A-slip og innlevering av en informasjonsavkastning på eller før den siste februar i det følgende kalenderår.
La oss se på detaljene, da.
Trinn 1) Åpne og betjene en lønnskonto hos Canada Revenue Agency (CRA).
Du vil trenge en CRA-lønnsfradragsprogramkonto for å overdra dine lønnsfradrag til Canada Revenue Agency.
Hvis du allerede har et firmanummer og tidligere har registrert deg for andre CRA-programkontoer (for eksempel GST / HST), vil du bare legge til en lønnsavdragskonto til dine eksisterende programkontoer.
Hvis du ikke allerede har et firmanummer, må du først få en første, som du kan gjøre på en av flere måter:
- registrer deg online ved hjelp av tjenesten Business Registration Online (BRO)
- kontakt Canada Revenue Agency på telefon på 1-800-959-5525
- post eller faks skjema RC1, Forespørsel om et firmanummer til nærmeste skatteservicekontor (TSO) eller skattesenter (TC)
Når du har et firmanummer, kan du registrere deg for programkontoer via tjenesten Business Registration Online (BRO), inkludert:
- lønnsavdrag
- GST / HST
- Selskapsskatt
- import- eksport
Trinn 2) Samle inn nødvendig informasjon fra ansatte, for eksempel deres sosialforsikringsnummer (SIN) og en fullført føderal og provinsiell TD1-skjema.
Som en del av ansettelsesprosessen bør du ha undersøkt hver nyansattes SIN-kort og registrert ansattes navn og SIN nøyaktig slik de vises på kortet. (Husk å se på Sosialforsikringsnummer som starter med nummeret '9' når du gjør dette, fordi dette nummeret signalerer en person du ikke kan ansette, han eller hun er ikke en kanadisk statsborger eller fast bosatt og har fullmakt til å jobbe bare for en bestemt arbeidsgiver med gyldig arbeidstillatelse utstedt av statsborgerskap og innvandring Canada.)
Du bør også allerede ha fått den nye medarbeideren til å fylle ut det aktuelle føderale og provinsielle skjemaet TD1, Personal Tax Credits Return, som bestemmer hvor mye skatt skal trekkes fra en persons ansettelsesinntekt.
Trinn 3) Gjør de nødvendige lønnsfradragene fra lønn til hver lønn.
Legg til din ansattes skattepliktig fordel først.
Gir du en ansatt med bord og losji, bruk av en bil, parkering eller et lavrentelån? Alt du gir en annen ansatt enn penger kan anses å være en skattepliktig fordel.
Og hvis en ansattes lønn innebærer skattepliktige ytelser, må disse legges til en ansattes inntekt hver lønnsperiode før du gjør noen lønnsfradrag, fordi den totale inntekten bestemmer det totale beløpet som er gjenstand for kildefradrag, og skatteplikten kan være gjenstand for til CPP-bidrag, EI-premier og skattefradrag, akkurat som alle andre inntekter.
Canada Revenue Agency's Guide T4130, arbeidsgiverhåndbok - skattepliktige ytelser og godtgjørelser gir detaljer om hvordan du beregner verdien av disse fordelene og hvilke skattepliktige ytelser som er underlagt GST / HST.
Deretter er du klar til å gjøre dine kanadiske lønnsmessige fradrag. Vanligvis må arbeidsgivere gjøre følgende tre statlige programfradrag fra arbeidstakers lønn:
- Inntektsskatt
- Canadas pensjonsplan (CPP) bidrag
- Sysselsettingsforsikring (EI) premier.
Du kan ha andre ansattes fradrag som er spesifikke for din organisasjon, for eksempel utvidede helsemessige fordeler, livsforsikring, pensjonsplaner, etc.
1) Fradrag av inntektsskatt
For å finne ut hvor mye inntektsskatt du trenger å trekke fra lønn til ansatte, bruker du provins- eller territoriale tabeller for provinsen eller territoriet der arbeidstakeren rapporterer til arbeid. Den enkleste måten å gjøre dette på er å bruke Canada Revenue Agency's Payroll Deductions Online Kalkulator, som vil beregne alle andre lønnsfradrag du må gjøre også.
Men hvis du ikke kan bruke Payroll Deductions Online Calculator, er alle tabeller for lønnsavdragsavdrag som du trenger, tilgjengelige via Canada Revenue Agency's Payroll-siden.
2) Fradrag av Canada Pension Plan (CPP) Bidrag
Vanligvis må du trekke fra CPP-bidrag dersom en ansatt er eldre enn 18 år og yngre enn 70 år, pensjonsarbeider, ikke deaktivert, og ikke mottar en pensjonsordning for pensjonskasse eller pensjonsordning.
Du finner en kobling til CPP-bidragspriser, maksimums- og unntakskart og annen nyttig informasjon om CPP-bidrag på denne Canada-pensjonsplanen fra Canada Revenue Agency.
Hvis du er en arbeidsgiver i Quebec
Legg merke til at provinsen Quebec har sin egen provins pensjonsplan, Quebec pensjonsplan (QPP), Quebec foreldreforsikringsplan (QPIP) og egen provinsiell inntektsskatt -
"Arbeidsgivere med ansatte i Quebec må trekke bidrag til QPP i stedet for CPP, dersom sysselsettingen er pensjonabel under QPP. Arbeidsgivere må ta fradrag for både QPIP og EI, dersom ansettelsen er forsikringsbar" T4001 Employers 'Guide - Lønnsfradrag og gebyrer (Canada Revenue Agency).
Besøk Revenu Québec nettside for mer informasjon.
3) Fradrag for sysselsettingsforsikring (EI)
Vanligvis trekker du EI-premier fra arbeidstakers lønn på hver dollar forsikringsverdien opp til det årlige maksimumet. Arbeidsgiverens EI-bidrag er 1,4 ganger EI-premien holdt for hver ansatt. Merk at i motsetning til CPP er det ingen aldersgrense for å trekke EI premier. Når dine ansattes EI-fradrag når det årlige maksimumbeløpet, slutter du å trekke dem fra.
Se Canada Revenue Agency's diagram over EI premiepriser og maksimum for å bestemme EI-fradrag for et gitt år. Merk at det er et eget diagram for Quebec, som har en annen prisstruktur.
I 2017 er det maksimale årlige forsikringsinntektene på $ 51 300, og lønnsfradrag skal foretas med en føderal rente på 1,63% (1,27% i Quebec) med en maksimal årlig ansatts føderal premie på $ 836,19 ($ 651,51 i Quebec). Den maksimale årlige Federal Employer Premium 2017 er $ 1,170,67 ($ 912,11 i Quebec).
Som med andre lønnsfradrag, kan du bruke Canada Revenue Agency's Payroll Deductions Online Kalkulator til å beregne mengden av sysselsetting forsikring du må trekke fra for en lønn periode.
Du kan også bruke tabellene fra Canada Revenue Agency, Guide T4302, Lønnsavdrag Tabeller og Guide T4008, Lønnsavdrag Supplerende Tabeller eller beregne dem manuelt ved hjelp av denne metoden.
Noen fordeler og betalinger du gir til ansatte, er ikke gjenstand for ansettelsesforsikring; se denne Canada Revenue Agency listen.
Som kanadisk arbeidsgiver kan det også være spesielle situasjoner som påvirker EI-fradragene dine; se Canada Revenue Agency's Employment Insurance-side for informasjon om emner som ansettelse utenfor Canada, spesielle innbetalinger og ansett et familiemedlem.
Trinn 4) Ta av lønnsavdragene dine, sammen med arbeidsgiveravgift, til Canada Revenue Agency.
Vanligvis sender Canada Revenue Agency deg et overføringsskjema i posten hver gang en lønnsfradragsavgift skal betales. Som en ny kanadisk arbeidsgiver har du imidlertid ikke et betalingsskjema for din første betaling, så du må sende en sjekk eller postanvisning som skal betales til mottakerens generalsekretariat med ditt forretningsnummer (BN) trykt på baksiden til passende skattesenter.
Med denne sjekken eller postanvisningen må du inkludere et brev som sier:
- at du er en ny sender,
- perioden din betaling dekker,
- Ditt fullstendige arbeidsnavn, adresse og forretningsnummer og
- Ditt firmanummer.
Nye arbeidsgivere er klassifisert som faste avsendere av CRA, noe som betyr at du må overdra dine fradrag slik at Canada Revenue Agency mottar dem før eller før den 15. dagen i måneden som følger måneden du gjorde fradrag. Senere, når du har opprettet en overføringshistorikk, kan du finne deg omklassifisert som en kvartalsvis eller akselerert sender og måtte fullføre mindre papirarbeid.
For mer informasjon om pengeoverføring, inkludert hvordan du retter feilmeldingsfeil på lønn, se CRAs Remitting Payroll deductions-side.
Trinn 5) Fullfør alle T4-slipsene og informasjonsreturen.
Til slutt, som arbeidsgiver, må du hvert år fylle ut en T4 Slip for hver ansatt og fullføre T4 Sammendrag-skjemaet.
Du må sende T4-informasjonen og gi T4-slipsene til de ansatte på eller før den siste februar i februar etter det kalenderår som informasjonen gjelder.
T4-slips kan fylles ut elektronisk ved hjelp av Canada Revenue Agencys T4 Web Forms-program (som lar deg legge inn en til seks originale eller endrede T4-slips) eller fylle ut elektronisk ved hjelp av en PDF-fyllbar T4-formular.
For mer informasjon om T4-slips, se CRAs T4 - Informasjon for arbeidsgiver-siden.
T4-skjemaet kan også fylles ut og arkiveres elektronisk. Du kan også legge den i papirform, i så fall må du sende det opprinnelige sammendraget og tilhørende T4-slips til Ottawa Technology Center. Du finner en lenke til denne adressen og for å følge linjeinstruksene for å fylle ut T4-skjemaet ved å følge lenken i begynnelsen av dette avsnittet.
Mer informasjon om løpende lønn i Canada
Alle dine forretningsrekorder , inkludert dine regnskapsoppgaver, må oppbevares på forretningsstedet eller i ditt hjemsted i Canada, med mindre Canada Revenue Agency har gitt deg tillatelse til å beholde dem andre steder.
Vær også oppmerksom på at forretningsdokumenter og støttedokumenter "som kreves for å fastslå skatteforpliktelser og rettigheter", må oppbevares i en periode på seks år.
Manglende overholdelse av kanadiske lønnskrav
Straffen for manglende overholdelse av kanadiske lønnskrav varierer fra bøter på $ 1000 til $ 25.000, fengsel i opptil 12 måneder eller en kombinasjon av begge. CRA straffer siden gir detaljer for spesielle lovbrudd og unnlatelser fra å ikke gjøre de riktige lønnsfradragene til innlevering av informasjonsskjemaer sent.
Mer lønn i Canada Resources
Canada Revenue Agency har mange ressurser knyttet til lønn. I tillegg til CRA-ressursene som er nevnt ovenfor, kan du finne disse arbeidsgiverrådene spesielt nyttige:
- T4001: Arbeidsgiverhåndbok - Lønnsfradrag og avdrag
- T4130: Arbeidsgiverhåndbok - Skattepliktige fordeler og godtgjørelser
Se også:
Leieprosessen: Hvordan ansette ansatte i Canada
Fremgangsmåte for å starte en bedrift i Canada
7 måter å gjøre ansettelsesrekruttering enklere