Antall år er forskjellig i Canada og USA
Svar:
I skattemessige hensyn må du holde inntektsskatt og andre forretningsdokumenter i seks år dersom Canada Revenue Agency (CRA) bestemmer seg for å gjennomgå selvangivelsen og / eller revidere småbedriften din. ( Ønsker ikke en CRA-revisjon? Unngå disse 10 røde flaggene .) Dette inkluderer poster i papir eller elektronisk form og bør inkludere all dokumentasjon for inntekt og krav på fradragsberettigede utgifter.
For US-selvangivelser, "hold oppføringer i tre år fra datoen du arkiverte din opprinnelige avkastning eller to år fra datoen du betalte skatt, hvilken som helst senere, hvis du sender inn et krav om kreditt eller refusjon etter at du har returnert. registrerer i sju år hvis du legger krav på tap av verdiløse verdipapirer eller dårlig gjeldsavdrag "(IRS).
Lære mer:
Hva teller som forretningsinntekt i Canada?
Hvilke virksomhetsutgifter kan trekkes fra?
Faktisk erklærer Canada Revenue Agency (CRA) at "hvis du registrerer din avkastning i tide , hold oppføringene dine i minst seks år etter utgangen av skatteåret som de vedrører" (vektlegging lagt til). De seks årene er imidlertid fra slutten av perioden som avkastningen ble arkivert, så for en selvangivelse innlevert i 2015 må du holde postene til 31. desember 2021 (en dag mindre enn syv år). De fleste bedrifter beholder sine registre i syv år for å unngå forvirring.
Hvis postene dine er i elektronisk form, må de være tilgjengelige i et format som leses av CRA. For ytterligere informasjon om krav til elektronisk registrering, se CRA sirkulær IC05-1R1 elektronisk registrering.
IRS kan godta elektroniske regnskapsposter fra de mest populære regnskapsprogrammer og kan be om disse for å redusere trykt papir og redusere behovet for oppfølgingsforespørsler.
Hva hvis jeg appellerer til en skattemelding?
For kanadiske selvangivelser varsler CRA også at hvis du har innleveret en skattemessig innsigelse eller klage , bør du holde oppføringene til problemet er avgjort, og inntil fristen for innlevering av ytterligere klage er utløpt (noe som kan bety at du registrerer en bestemt regnskapsår som er lengre enn seks år).
Det samme gjelder når du appellerer til en amerikansk skattemessig vurdering - hold alle oppføringer inntil klageprosessen er fullført.
Vær også oppmerksom på at når du tiltaler en skattemessig dømming i tillegg til å holde kopier av all papirkorrespondanse, bør du også holde skriftlige oversikter over hvert møte eller telefonsamtale med skattemyndighetene, inkludert dato, klokkeslett og samtalemne. Å holde grundige opptegnelser øker sjansene for en vellykket appell.
Kan jeg få en unntak til seksårsregelen?
Hvis du vil avhende forretningspostene dine i Canada før minimumsperioden på seks år er over, må du få skriftlig tillatelse fra direktøren for skattekontoret. Skjemaet til bruk for dette er T137, Request for Destruction of Books and Records. Canada Revenue Agency kan eller ikke gi et unntak. Hvis du ødelegger papiret eller elektroniske poster før seks år uten tillatelse fra CRA, kan du bli utsatt for straffeforfølgelse.
Merk at CRA også kan kreve at noen eller alle poster beholdes i en ekstra periode.
Hva om jeg lukker min bedrift ?
Hvis virksomheten din ikke er innarbeidet (f.eks. Det er en eneboliger eller et partnerskap ), må du også beholde regnskapet i seks år fra slutten av det siste skatteåret. En innarbeidet virksomhet må oppbevare regnskap i to år fra datoen for oppløsning av selskapet.
Hva hvis mine poster er tapt, stjålet eller ødelagt (ved brann, oversvømmelse osv.)?
Hvis du har hevdet fradrag, men ikke kan fremskaffe den aktuelle støttedokumentasjonen når CRA eller IRS krever det, vil sannsynlighetene dine bli nektet. Hvis postene er blitt stjålet eller ødelagt av en Guds handling, eller hvis du kan fremlegge bevis på tyveri eller ødeleggelse, for eksempel fotografier av skaden, kopier av politi- eller brannrapporter mv.
CRA / IRS kan se på dine krav mer gunstig. Men når det gjelder fradrag, er bevisbyrden på skattebetaleren .
Det er ditt ansvar å ta alle rimelige tiltak for å sikre at papir / elektroniske bøker og plater blir sikret , uansett om de holdes på egne forretningslokaler eller av en tredjepart (for eksempel en regnskapsfører eller bokholder). Sikkerhetskopier skal kopieres og lagres i sikker lagring eller (for elektroniske dokumenter) på backupmedia eller på skylagring.
Hvis du ikke har sikkerhetskopier, må du gjøre alt for å rekonstruere postene dine ved å kontakte banker, kredittkortselskaper, leverandører, etc. for kopier av postene dine. Du kan også kreve assistanse fra en skatteadvokat å forhandle med CRA eller IRS.
Se også:
Maksimere virksomheten din Inntektsskatt Fradrag
7 tips for å holde virksomhetsrekorder organisert