Slik gjenoppretter du forretningsrekorder
Hva skjer hvis du mister forretningsrekordene dine i en katastrofe? Det er en dobbel whammy. Du har to problemer her:
For det første har du ikke postene for å støtte skattefradrag generelt, og,
For det andre har du ikke poster for å støtte tap på grunn av katastrofen.
Støtte skattefradrag når dokumenter ikke er tilgjengelige
IRS krever bedrifter (og enkeltpersoner) å gi oppdrag for å støtte sin virksomhet eller personlige skattefradrag. Hvis du ikke har forretningsregistre for å støtte fradrag, og du blir revidert, har du et dilemma. Skatteforskriften fastslår at "utilgjengelighet av skattebetalers opptegnelser ikke lindrer skattebetaleren av byrden av å demonstrere hans eller hennes rett til fradrag hevdet."
Du må forsøke å rekonstruere de tapte forretningsregistrene. Men hvis postene har gått tapt eller ødelagt i en forretningskatastrofe, hva gjør du?
Støtter katastrofeskader når dokumenter ikke er tilgjengelige
I tilfelle av en katastrofe som ødelegger forretningsregistrene, følger du en to-trinns prosess.
Først, dokument at katastrofen skjedde. I en nylig (2014) skattedomstols sak, feilet retten skattebetaleren fordi han aldri hadde rapportert katastrofen.
I dette tilfellet har en skattyter hevdet at flomskader hadde forårsaket at virksomhetsregisterene hans ikke kunne gjenvinnes, men han dokumenterte ikke flomskaden med et forsikringskrav eller annet bevis. Hvis du ikke kan bevise at postene var tapt eller ødelagt, kan IRS antar at du ikke hadde dem i utgangspunktet.
Den beste måten å dokumentere en katastrofe på er å sende inn en forsikringskrav . Selv om du bor i en katastrofesone, har IRS ingen måte å vite om virksomheten din har hatt et tap, med mindre du legger tapet i skrift.
Slik dokumenterer du forretningstap
Du vil trenge dine eiendomsregister for å dokumentere tapene til forretningsmessige eiendeler, inkludert kjøretøy, utstyr, møbler og inventar. Rapporter dødsfall på din bedrift eller personlig selvangivelse. IRS-publikasjon 547 beskriver prosessen for å bestemme fradrag for tap, inkludert reduksjon i virkelig markedsverdi.
Du kan også søke om hjelp med FEMA (det føderale katastrofeassistentbyrået), eller sende inn et krav om katastrofehjelp hos Small Business Administration.
I skattemyndigheten som er nevnt ovenfor, dersom forretningsdataene dine går tapt eller ødelagt, må du gjøre en "seriøs og overbevisende innsats" for å rekonstruere forretningsrekordene dine.
Rekonstruere poster etter en katastrofe
IRS har en utmerket publikasjon som diskuterer hvordan du rekonstruerer dine poster i tilfelle tap fra en katastrofe.
På disse skjemaene må du gi " kostnadsgrunnlag " og "justert basis" for enhver eiendom bedriften din eier.
Kan du gjøre dette? Har du poster som viser hva du har betalt for disse tingene?
Beskytte virksomhetsrekorder fra katastrofe
Selvfølgelig er den beste måten å forsikre deg om at bedriftens poster overlever en katastrofe, å beskytte dem før katastrofen streiker.
Sikkerhetskopiere poster og ta dem til et trygt sted, borte fra virksomheten din. Sikkerhetskopiere dem også på nettet.
Les mer om hvordan du beskytter forretningsdata fra katastrofetab .
Hva å gjøre nå før katastrofe rammer bedriften din
- Sett opp virksomhetsregistreringssystemet slik at du har alle postene du trenger for skattemessige formål.
- Gjør forretningsdataene dine trygge fra katastrofe, så mye som mulig.
- Sikkerhetskopier dine poster.
For mer informasjon
Kilde: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)
IRS referanser kan du finne nyttig:
IRS-publikasjon 547: Ulykker, katastrofer og tyverier
IRS-publikasjon 584-B: Arbeidsulykke, katastrofe og tyveribeskyttelse