Alle nye ansettelser må bekrefte at de er kvalifisert til å jobbe lovlig i USA. Denne bekreftelsesprosessen inkluderer skjema I-9 . Arbeidsgiveren oppgir støtteberettigelse og verifiserer at berettigelse ved å levere dokumenter. Deretter vurderer arbeidsgiver dokumentene og bekrefter at de er akseptable. Prosessen med å fylle ut Form I-9 er i to trinn:
Trinn 1- Medarbeider fullfører Seksjon 1, bekrefter dokumentene som presenteres, og
Trinn 2 - Arbeidsgiveren verifiserer dokumentene.
Les mer nedenfor om hvor du finner I-9 skjemaer.
Akseptable Dokumenter Kriterier
Den amerikanske toll- og innvandringsmyndigheten (USCIS) lister opp dokumenter som er akseptable som verifikasjon for identitet og arbeidstillatelse.
Akseptable dokumenter må etablere både (1) identitet til den enkelte og (2) sysselsettingstillatelse. Noen dokumenter etablerer begge; disse dokumentene er i liste A. Noen dokumenter er akseptable for å etablere identitet; disse dokumentene er i liste B. Noen dokumenter etablerer arbeidstillatelse disse dokumentene er i liste C.
En arbeidsgiver kan akseptere ett dokument fra liste A. Hvis ingen liste A-dokument er oppgitt, må medarbeideren oppgi ett dokument fra liste B og ett dokument fra liste C for å etablere både identitet og arbeidsberettigelse.
I-9-skjemaet krever ikke en ansatt å oppgi et personnummer, og det krever ikke et bilde på identitet (Liste B) -dokumenter.
Liste A Dokumenter
Dokumenter som etablerer både identitet og berettigelse:
- US Pass eller US Passport Card
- Permanent boligkort eller fremmedregistreringskort (et "grønt kort") (skjema I-551)
- Utenlandsk pass inneholdende et midlertidig I-551-stempel eller midlertidig I-551 trykt notat på et maskinlesbart innvandrervisum
- I tilfelle av en ikke-immigrant alien som er autorisert til å jobbe for en bestemt arbeidsgiverhendelse til status, er et utenlandsk pass med Form I-94 eller Form I-94A med samme navn som passet og med påtegning av utlendingens status som ikke-immigrant, så lenge ettersom godkjennelsesperioden ikke er utløpt, og den foreslåtte ansettelsen ikke er i strid med noen restriksjoner eller begrensninger som er identifisert på skjemaet
- Pass fra de føderale statene i Mikronesia (FSM) eller Republikken Marshalløyene (RMI) med skjema I-94 eller I-94A som indikerer nonimmigrant-inntak under Compact of Free Association mellom USA og FSM eller RMI
Liste B Dokumenter
Dokumenter som etablerer identitet (må brukes sammen med et List C-dokument):
- Førerkort eller ID-kort utstedt av en amerikansk stat eller utenforliggende besittelse av USA, forutsatt at den inneholder et fotografi eller informasjon som navn, fødselsdato, kjønn, høyde, øyenfarge og adresse
- ID-kort utstedt av føderale, offentlige eller lokale myndigheter eller enheter, forutsatt at det inneholder et fotografi eller informasjon som navn, fødselsdato, kjønn, høyde, øyenfarge og adresse
- Skole ID med et fotografi
- Voterens registreringskort
- US Militærkort eller utkastspost
- Militæravhengighets ID-kort
- US Coast Guard Merchant Marine Card
- Native American tribal dokument
- Førerkort utstedt av en kanadisk myndighet
- For personer under 18 år som ikke kan presentere et dokument som er oppført ovenfor: en skolepost eller et rapportkort; klinikk, lege eller sykehusrekord; barnehage eller barnehage rekord.
Liste C Dokumenter
Dokumenter som etablerer arbeidstillatelse (må brukes sammen med et dokument fra liste B):
- Sosialt sikkerhetskortnummer kort annet enn det som er registrert på ansiktet om at utstedelsen av kortet ikke tillater ansettelse i USA
- Sertifisering av fødsel i utlandet utstedt av Institutt for Stae (Form FS-545)
- Sertifisering av fødselsrapport utstedt av Department of State (Form DS-1350)
- Original eller sertifisert kopi av fødselsattest utstedt av en stat, fylke, kommune eller territorium i USA med en offisiell tetning
- Native American tribal dokument
- US Citizen ID-kort (Form I-197)
- Identifikasjonskort for bruk av bosatt borger i USA (skjema I-179)
- Sysselsetting autorisasjon dokument utstedt av Department of Homeland Security
Mer om dokumenter for I-9 skjemaer
- Alle dokumenter som brukes til å bekrefte ansettelsesberettiget arbeid, må være originaler. Kopier av dokumenter er ikke akseptable. Hvis du er usikker på om et dokument er en original, se etter et vannmerke eller en tetning.
- Du kan lage kopier av medarbeidsdokumenter, men du må holde dem på et trygt sted, for å beskytte ansattes personvern, og du må lage kopier av dokumenter for alle ansatte, ikke bare for noen.
- Du kan ikke kreve visse dokumenter eller uttrykke en preferanse for visse dokumenter. Alle dokumenter i hver liste er like akseptable.
Hvordan få I-9 skjemaer
Før du ansetter din første ansatt, vær sikker på at du har en forsyning av I-9-skjemaene for hånden. Du kan bruke flere versjoner av skjemaet:
- USCIS har en desktop-widget som lar deg fullføre I-9-skjemaet fra datamaskinens skrivebord.
- Du kan bruke en papirversjon av I-9-skjemaet. Denne versjonen kan ikke fylles ut, og må skrives ut.
- Du kan kanskje finne en papirversjon av I-9-skjemaet på en kontorforsyningsbutikk.
Mer om skjema I-9, E-Verifisere, og bekrefte ny ansettelsesberettiget arbeidstaker