Slik søker du etter en forlengelse av tid til fil W-2s
Bunnlinjen: Hvis du må sende filen sen, så send den så snart som mulig, for å unngå ytterligere bøter og straffer.
OPPDATERING: Ny tidligere innleveringsdato for W-2 og 1099-MISC skjemaer
IRS har annonsert at innleveringsfristen for W-2s og 1099-skjemaer , inkludert W-2-skjemaer, 1099-MISC-skjemaer, og overføringsformene W-3 og 1096, er 31. januar det følgende år.
Det er en måned tidligere enn den tidligere innleveringsdatoen, og den gjelder både innsendte skjemaer og e-arkiverte skjemaer. Den nye tidligere datoen gjelder for skatteår som begynner med 2016 skatteåret, for å bidra til å forhindre skattesvikt.
Fristen for å gi W-2 til ansatte har ikke endret seg; det er fortsatt 31. januar det følgende året.
Nye krav til arkivering av en utvidelsesprogram for W-2s
I tillegg til endringer i innleveringsfrister har IRS endret forskriftene for søknad om forlengelse for innlevering av W-2 skjemaer. Forlengelsesprogrammet er ikke garantert, og du må gi en detaljert forklaring på utvidelsesforespørselen. Forespørsler må sendes på IRS Form 8809 innen 31. januar. Utvidelsen er i 30 dager.
Forfallsdatoer for W-2 skjemaer og 1099-MISC skjemaer
Skjemaene og hvem må motta dem, innen 31. januar året etter skatteåret
- W-2s må gis til ansatte og arkiveres hos Social Security Administration.
- 1099-MISC skjemaer må gis til ikke-ansatte og arkiveres med IRS.
Skjema 1099-MISC må gis til ikke-ansatt og sendes til IRS for alle som du betalte minst $ 600 eller mer i skatteåret. Her er listen over personer som må motta Form 1099-MISC.
Straff for sen arkivering av W-2s og 1099-MISC-skjemaer
IRS pålegger straff for manglende innlevering av W-2-utsagn til ansatte.
Hvis du sender W-2 online, trenger du ikke å inkludere W-3-skjemaer, men hvis du sender W-2 på post, kan du betale en straff for ikke å sende W-3-setninger sammen med kopier av ansatt W- 2-tallet.
Det kan også pålegges pålegg for ufullstendige eller unøyaktige uttalelser. Hvis du kan vise "rimelig årsak" til feilen din, kan du unngå straffen, men ikke stole på SSA eller IRS som godtar din "rimelig grunn" unnskyldning. Hvis feilen din er forsettlig, eller det kan bevises at du med vilje ignorerte loven, er straffen høyere. Her er detaljene:
Straffen for manglende innlevering av en W-2 er $ 50 per utsagn, uansett når den riktige utsagnet er innredet.
Arkivering med SSA ( Social Security Administration )
Du kan være ansvarlig for straffer hvis du ikke sender form W-3 hos SSA (sammen med W-2s for alle ansatte) innen utgangen av februar for det foregående året. I tillegg kan du bli straffet hvis skjemaene er feil, med feil eller utelatelser. Du kan unngå straffer hvis du:
- Arkiver i tide, innen forfallsdato
- Inkluder all nødvendig informasjon på skjemaet
- Pass på at informasjonen er riktig
- Pass på at du filen på riktig form (ikke en kopiert form for W-3)
- Arkiver elektronisk, hvis du må gjøre det (det vil si hvis du har 250 eller flere W-2 skjemaer å sende inn
Kontroller nøye skjemaene for fullstendighet og nøyaktighet. Sørg spesielt for at du har riktige TINer for ansatte, riktig stavet etternavn, og at eventuelle beløp er riktige.
Straff for små bedrifter
Straffene er mindre for " små bedrifter " (de med $ 5 millioner eller mindre i gjennomsnittlige årlige brutto kvitteringer for de tre siste skatteårene).
Mengden av straff er basert på når du filen. Det laveste beløpet er $ 15 for retur returnert korrekt innen 30 dager fra forfallsdagen.
Ved å bruke en lønnsleverandør avhenger du ikke av ansvaret for å sikre at W-2 skjemaene blir arkivert riktig og til rett tid. Hvis feilen din ikke er hensiktsmessig, er straffen minst $ 100 for hver form, uten maksimum.
Straff for sen arkivering av 1099-MISC skjemaer
Hvis du mislykkes i å sende en 1099-MISC-skjema innen forfallsdato, kan du bli straffet, basert på latens: Hvis du har korrekt fil innen 30 dager, er straffen $ 30; $ 60 per retur hvis du filen mer enn 30 dager sent, men innen 1. august og $ 100 per retur hvis du filen etter 1. august, eller du ikke filen i det hele tatt. Retur må være komplett og riktig for å unngå straffer.
Hvis du ikke gir 1099-MISC-utsagn til betalingsmottaker til rett tid, kan du også ha en egen straff. Beløpet er basert på når du gir den riktige utsagnet.
Tilbake til arkivering årsskifte Lønns- og skattemeldinger