The Business Etiquette of Voice Mail Hilsener
Voicemail hilsener er enkle ting, og i en bedrift kan de virke ubetydelige. En hilsen med talepost får imidlertid mye lek med kunder og medarbeidere. Tenk på hvor ofte du ikke kan ringe fordi du er på en annen linje, vekk fra skrivebordet eller ute av kontoret. Tenk på hvor ofte du har hørt en taleposthilsen når du ringer kollegaer, kollegaer og andre forretningsforbindelser.
Taleposthilsener angir hvordan innringere vil oppleve deg og din bedrift, og er subtile og enkle måter å fremme positive forretningsforbindelser med. Upbeat meldinger som er korte og til poenget er best. Og ikke haste gjennom meldingen din. Vær effektiv, men avslappet og ta deg tid.
01 - En kort, opptatt hilsen
02 - Ditt navn
Oppgi ditt fulle navn klart og uttalt hver stavelse slik at innringeren vet at de har nådd personen de forventet å, og så vil de skrive navnet ditt ned hvis de ønsker det. Hvis du har et langt navn, sakke ned slik at den som ringer kan høre den.
03 - Ditt firmanavn og / eller avdelingsnavn
Når du oppgir firmaets navn og avdelingen din, vil den som ringer, få vite at de har kommet til rett sted, spesielt hvis de gikk gjennom en serie automatiserte ledsagermeldinger eller telefonkatalog over ansatte eller avdelinger. Dette er spesielt viktig for eksterne taleposthilsener . Det kan hoppes over for interne samtaler.
04 - Erklæring om at du ikke kan ringe
En kort uttalelse (noen som en unnskyldning i erklæringen) at du ikke kan ringe, er standard og flytter oppringeren raskt til informasjon om når du kan komme tilbake til dem og det viktigste meldingspipet.
05 - Invitasjon til å legge igjen en melding
Be den som ringer til å gi deg en detaljert melding.
06 - Når du kommer tilbake
Hvis retningslinjene dine er å returnere samtaler innen slutten av dagen, må du ringe den som ringer den. Hvis det ikke er noen policy, gi den som ringer et anslag på når du skal returnere deres samtale. Hvis du er borte fra kontoret for en uke, la dem få vite det også.
07 - Gi kontakt for umiddelbar hjelp
Ingen liker å være fanget i "voicemail fengsel", og venter på et svar uten andre alternativer. Hvis det er noen som ringer kan kontakte for øyeblikkelig hjelp, gi veiledning om hvordan du kontakter den personen.
08 - Hold Hilsen Lengde Kort
Hold det kort: 20 til 25 sekunder maksimalt. Folk er opptatt og liker ikke å kaste bort tid.
09 - Unngå å gi ut for mye informasjon
Gi dine innringere kun informasjonen de trenger for å gi deg en beskjed eller komme i kontakt med deg.