Svar telefonen med en riktig forretnings telefonhilsen.
For eksempel, når du svarer på telefonen, sier du noe som "Cypress Technologies. Susan speaking. Hvordan kan jeg hjelpe deg?" Dette gjør det ikke bare mulig for den som ringer at de har nådd en bedrift, men legger på seg svaret på spørsmålet, og sparer tid på utforskende spørsmål som, "Er dette Cypress Technologies?", Og tomgangssjokk-chat.
Tenk og prioritere som du snakker.
Behandles samtalen akkurat nå eller senere? Mange av telefonsamtalene som bedrifter mottar, er hurtige henvendelser som lett kan besvares, for eksempel, "Hvor sent er du åpen?" Men andre involverer mer komplekse og tidkrevende svar. Hvis det er tilfelle, fortelle den som ringer så, og spør når det ville være praktisk å ringe henne tilbake for å diskutere det.
Bruk Paraphrasing og Summarizing for å holde telefonsamtaler på sporet.
Hvis du snakker til noen på telefonen som synes å ønske å chatte eller gå fra punktet, si noe som "Så det jeg hører deg å si er ..." eller "Så de viktigste punktene er ..." eller "Er (Sett inn resumé) et rettferdig sammendrag av hva du sa?" Det er vanskelig å være chatty med noen som nekter å chatte.
Lukk hvert anrop med et sammendrag av handlingen du og innringer har avtalt på
Selv om dette bare tar sekunder i de fleste tilfeller, kan det spare deg mye tid ved å unngå feil og behovet for å dobbeltsjekke. For eksempel, etter en samtale der du arrangerte et møte med en klient , kan du kanskje si "Godt.
Jeg møter deg på kontoret din på (sett inn plassering) klokken 10 i morgen, og vi går over prøvene sammen. "
Hold en meldingstast av telefonene, slik at du kan jotere detaljer under samtalen.
Dette er ikke bare god tidshåndtering på den tiden, noe som bidrar til å holde deg fokusert på samtalen, men en hjelp til tidshåndtering senere hvis du trenger å finne og / eller gjennomgå detaljene i en bestemt samtale.
Gi dine kunder og kunder e-postalternativet
Mange av dem vil bruke e-post for å kontakte deg i stedet for å ringe om de vet hva e-postadressen din er. Sørg for at bedriftens e-postadresse er fremtredende på visittkortene dine og på nettstedet ditt hvis du har en. Hvis du har sine e-postadresser, send e-post til dine nåværende kunder og kunder, nevne e-postalternativet og presentere det som en måte å forbedre kommunikasjonen på.
Bruk teknologi for å administrere tiden du bruker, svar på telefonen
Som et minimum bør bedriften din ha en telefonsvarer og talepost. Sett opp disse med passende forretningsskript, og bruk dem til å svare på telefonen for deg når du er ute av kontoret eller trenger å jobbe med noe uavbrutt. Planlegg deretter en tid til å svare på disse telefonsamtaler hver dag. Når det gjelder tidsstyring, får du verdifull tid ved å gruppere telefonsamtaler sammen.
Hvis du kjører en hjemmebasert virksomhet, få en separat bedriftstelefon eller -linje
Du må ha en andre "business-only" telefon med sin egen telefonsvarer og / eller telefonsvarer. Ikke bare er dette mer profesjonelt, men det vil spare deg for den tiden det tar å wade gjennom meldinger og bestemme hvilke som er forretningsrelaterte.
Det er alltid best å ha en person Svar på telefonen
Å ha en maskinopphenting eller verre er et automatisert interaktiv talespons (IVR) -system som er en ekte avslag som vil koste deg forretninger når folk ikke bry seg om å forlate meldinger eller ringe tilbake. Hvis du svarer på innkommende telefonsamtaler, tar du for mye tid i løpet av dagen, bør du vurdere å ansette en resepsjonist eller en profesjonell telefonsvarer for å svare på telefonen for deg. Kostnaden ved å ha noen andre gjør det, kan bli mer enn oppveid av økningen i produktiviteten og bedre salg .
Hold et skriftlig skrift med ofte stillte spørsmål. Sendt av telefonen.
Det sparer deg og dine ansatte tid hvis de ikke trenger å søke etter svar eller tenke på hvordan du svarer på en bestemt forespørsel når du svarer på telefonen.
Telefon Tips Sammendrag
Husk at telefonen skal være et forretningsverktøy, ikke en påtrengende tidsavbrudd som regulerer arbeidsdagen din. Håndtering av innkommende telefonsamtaler i henhold til disse tipsene for tidsstyring vil hjelpe deg med å styre tiden din, forbedre produktiviteten og sette telefonen tilbake på riktig sted. Dette hjelper deg å drive virksomheten din i stedet for å kjøre deg.