Slik trekker du av ansattes gaver, utmerkelser og bonuser

Når er gaver, priser, bonuser skattepliktige?

Mange arbeidsgivere begynner å tenke på gaver eller bonuser for ansatte i løpet av ferien, på ansattes arbeidsjubileum, eller ved en prestasjonsgodkjenningsaremoni. Men før du gir ut disse priser eller bonuser eller gaver, vurder skattemessige konsekvenser for din bedrift og for de ansatte.

To spørsmål å spørre først

1. Er disse gaver / priser / bonuser skattepliktig til de ansatte? Hvis de er skattepliktig, må du trekke fra alle gjeldende føderale, statlige og lokale inntekter og FICA skatt . Du må også betale andre arbeidsskatter ( arbeidsledighetsskatt , for eksempel) på disse beløpene.

1. Er disse gaver / priser / bonuser fradragsberettiget for deg som en forretningsomkostning? Å være fradragsberettiget, ofte har disse elementene grenser. Å vite grensene hjelper deg med å bestemme mengden av gaven.

Forretningsgaver til ansatte

Din bedrift kan trekke ikke mer enn $ 25 av en gave til en person hvert år, inkludert ansatte. Se I RS-publikasjon 463 for mer informasjon om gavegrenser. Å vite svarene på disse spørsmålene kan hjelpe deg med å ta gode beslutninger om å skatte og trekke på riktig måte.

Gavekort og gavekort til ansatte

Gavekort og de nyere gavekortene er for det meste skattepliktig til ansatte fordi de kan konverteres til kontanter. Det har vært noen diskusjon om hvorvidt små mengder gavekort / sertifikater ($ 25 eller mindre) ikke kunne bli utsatt for skatter fordi de er "de minimis" frie fordeler (en liten mengde), men IRS har ikke gitt noen veiledning om dette, så det er best å konsultere din skatterådgiver og å vurdere dem skattepliktig.

Hvis du gir gavekort eller gavekort, må du holde avgift fra ansatte betalt for disse gaver eller brutt dem opp (se nedenfor). materiell personlig eiendom .

Bonuser til eiere og ansatte

Bonuser for arbeidsgivere / eiere er en legitim forretningsutgift og kan trekkes fra under visse omstendigheter.

Se først på bonuser for eiere / aksjonærer:

• S Korporasjoner kan trekke bonuser for aksjonærer og eiere, så lenge de eier sine aksjer på det tidspunktet bonusen er betalt.
• C Korporasjoner kan kun trekke bonuser for aksjonærer / eiere som har 50 prosent eller høyere eierskap på det tidspunktet bonusen er betalt.
• For enslige eiendomsforetak , partnerskap og aksjeselskaper (LLC), er bonuser ikke fradragsberettigede virksomhetsutgifter fordi eiere / partnere / medlemmer anses av IRS å være selvstendig næringsdrivende. Dette er en situasjon der å ha et selskap og være en ansatt i det selskapet kan resultere i mer skattefradrag .

Bonuser til ansatte betraktes som inntekt og er skattepliktig til den ansatte. Du må holde inntektsskatt og FICA-skatt på ansattes bonuser (med mindre arbeidstakeren er over maksimal sosial sikkerhet for året. Hvis du bestemmer deg for å gi dine ansatte en bonus, må du gi dem muligheten til å endre sin innvilgelsesgodkjenning (på Form W -4) for det lønnsslippet, og endre det tilbake for etterfølgende lønnsslipp. Mange ansatte liker å endre sine bonuscheckholdinger slik at de får mer av bonusen. (Se mer om hvordan du gjør dette nedenfor.)

Ansatteutgifter og skattefradrag

Her er konsekvensene av å gi ut ansattes priser:

• Deductibility. Du kan trekke prisen på ansattes priser fra din virksomhetsskatt, opptil $ 400 for utmerkelser av materiell personlig eiendom (som en klokke) for hver ansatt hvert år. Dette inkluderer servicepriser og sikkerhetspriser. Det er også grenser for ansattes priser gitt av partnerskap. Les artikkelen under for mer informasjon.
• Skattbarhet. Service- og sikkerhetspriser er ikke skattepliktig til ansatte dersom de er begrensede. Det er begrensninger på serviceutmerkelser (ikke i løpet av de første fem årene, og ikke oftere enn hvert 5. år) og sikkerhetspriser (ikke over 10% av de ansatte). Utmerkelser over grensene er skattepliktig.

Tilbakebetaling og "Grossing Up" Ansatte Gaver eller Bonuser

Ansattes gaver er vanligvis små nok til at du ikke trenger å bekymre deg for ansatte som ønsker å endre sine tilbakeholdte godtgjørelser.

Men for større bonuser, bør du gi ansatte muligheten til å endre sitt W-4 fradragsbeløp for den ene lønnsslipp. Du må tillate ansatte å endre deres W-4 skjema så ofte som de ønsker.

Noen ansatte vil ønske å endre sine tilbakeholdninger for å motta mer av bonusen. Denne prosessen krever to W-4 skjemaer - en for mindre tilbakeholdenhet på den ene sjekken og en annen for å returnere til ansattens opprinnelige tilbakeholdelsesbeløp.

I noen tilfeller vil du kanskje oppsummere en bonus. Det vil si at du gir medarbeiderne mer tillatelse til å holde tilbake. For eksempel, hvis du gir en ansatt en $ 1000 bonus, når du tar ut skatt, kan bonuskontrollen bare være si, $ 750. Du kan beregne et høyere beløp for bonusen slik at sjekken viser hele $ 1000. Så du gir faktisk ansatten en større bonus for å ta hensyn til tilleggsskattene. Paycheckcity har en gross-up kalkulator du kan bruke til å bestemme netto beløpet av en bonus sjekk, slik at lønn skatt.

Ansvarsfraskrivelse: Informasjonen i denne artikkelen og på dette nettstedet er kun til generell informasjon. Disse skattemessige problemene er kompliserte og enhver situasjon er annerledes, så du bør konsultere din skatterådgiver før du gjør noe som kan være skatteplikt for ansatte eller som kan påvirke fradragsberettigelsen til en ansattspesifikasjon.

For mer informasjon: IRS Employer's Guide to Fringe Benefits