Hovedboken er sammendraget for din virksomhet
Hovedboken er en fullstendig oversikt over alle finansielle transaksjoner som er foretatt i løpet av selskapets levetid, ikke bare i fjor eller i forrige måned.
Hvorfor trenger bedriften din en generell hovedbok?
Hovedboken har flere funksjoner i den økonomiske driften av virksomheten din. Tenk på det som en catch-all bøtte. Den inneholder all finansiell informasjon du vil bruke til å skape resultatregnskap og balanserapporter. Det er vant til å utarbeide regnskap , undersøke forholdene utenfor balansen, og for interne og eksterne revisjoner. Det omfatter regnskapsføring av eiendeler, forpliktelser , egenkapital , inntekter og utgifter.
Långivere vil alltid spørre om en rekke økonomiske regnskap hvis bedriften din søker om et lån. Din hovedbok kan hjelpe deg med å finne og finne ut hvilken informasjon du trenger.
The General Ledger vs General Journal
Ikke forveksle hovedboken med din generelle journal. Sistnevnte er bare en kronologisk oversikt over transaksjoner, mens hovedboken er organisert etter kontoer og kan vise kontosaldoen etter hvert innlegg.
Bedrifter legger vanligvis inn mye av deres finansielle transaksjonsdata i ulike regnskapsskrifter hver dag. Når en finansiell transaksjon oppstår og et kildedokument blir generert, blir transaksjonen da inntatt i den generelle journal.
Transaksjoner er oppført i kronologisk rekkefølge. Datoen, beløpet, de berørte kontoene og den retningen kontoen påvirkes av, er alle notert.
Du må sørge for at debetene og kreditten forblir i balanse når du noterer hver transaksjon.
Spesielle tidsskrifter
Firmaet ditt kan også ha et bredt spekter av spesielle tidsskrifter. Noen av de mest vanlige av disse inkluderer salgstidskrifter , kontanter kvitteringer, og kontanter utbetalinger tidsskrifter. Antallet og typer spesielle tidsskrifter et selskap holder er en personlig beslutning. Disse tidsskrifter genereres vanligvis når du legger inn dine økonomiske transaksjoner i datamaskinen dersom firmaet bruker et datastyrt regnskapssystem.
Hovedboken viser alle oppsummeringsinformasjonen for finansielle transaksjoner for din bedrift fra det generelle tidsskriftet og disse spesielle tidsskriftene.
Hvordan journaloppføringer fungerer
Hovedboka er bygd ved å overføre journalposter i selskapets finansielle transaksjoner fra regnskapsskrifter til hovedbok. Hver finansiell transaksjon har et kildedokument, for eksempel en faktura eller en kansellert sjekk, samt en journaloppføring , som normalt finnes i den generelle journalen, dine spesielle tidsskrifter eller begge deler.
Rollen til ditt kontoplan
Hovedbokregnskapet er basert på diagrammet over kontoer for småbedrifter. Dette diagrammet viser hovedkontoer som vises i regnskapet .
Avhengig av størrelsen og kompleksiteten i virksomheten din, kan diagrammet bokstavelig talt bestå av hundrevis av kontoer, inkludert de for omløpsmidler, anleggsmidler , kortsiktig gjeld, langsiktig gjeld, egenkapitalregnskap , salgsinntekter, regnskapskontoer, gevinster, og tap.
Et enkelt eksempel på en hovedbokspost
La oss anta at du nettopp har åpnet dørene dine for å designe nettsteder for andre virksomheter. Din operasjon krever at du opprettholder et ganske omfattende datasystem som setter deg tilbake $ 10.000.
Oppgi datoen for transaksjonen i den første kolonnen til venstre for hovedboken og noter journalinnlegget for datasystemet i neste kolonne. Den tredje og fjerde kolonne er dedikert til debetbeløp og kredittbeløp.
Husk at debet- og kredittbeløp virker motstridende på overflaten.
Eiendeler, som er et pluss, har en debetbalanse, så du vil angi verdien på $ 10.000 som et debetbeløp. Hvis du har uttømt andre eiendeler, for eksempel kontanter, for å komme opp på $ 10.000, eller hvis du har lagt til ansvar i veien for et lån for å kjøpe systemet, er disse transaksjonene kreditter. Du vil derfor skrive inn de tilsvarende tallene i den fjerde kolonnen.
Microsoft Business Systems tilbyr en mye mer omfattende sammenbrudd for flere kolonner for å hjelpe deg med å spore transaksjoner. Du er på ingen måte begrenset til fire.
Et siste ord om hovedbokregistreringer
Transaksjoner bør skrives inn i deres aktuelle tidsskrifter, deretter oppsummeres og inngår i hovedboken en gang i måneden. Det bør være en egen side for hver konto.