Det er variabler å vurdere når du foretar ditt valg. Disse inkluderer målet for arrangementet, budsjettet du jobber med, grunnen til å ansette eksternt, og de tilgjengelige kandidatene til jobben, og heldigvis er det noen gode ressurser som bedrifter kan bruke til å velge den beste hendelsesplanleggeren eller produsenten til bidra til å skape selskapets arrangement.
Bruk følgende veiledning for å hjelpe deg med å avgjøre hvorvidt du trenger en hendelsesplanlegger for ditt neste selskapshendelse, og hvis du gjør det, velger du den beste kandidaten for jobben.
Bestem Event-mål og Behov for Event Planner
De fleste tror at å ansette en ekstern hendelsesplanlegger eller caterer begynner å bestemme begivenhetens budsjett , men sannheten er at det er viktigere å begynne med å definere hvorfor du vil holde en begivenhet i utgangspunktet. Før du når ut til en ekstern eller intern ressurs som vil hjelpe deg med å planlegge den hendelsen, vil du være i stand til å dele viktige mål for arrangementet. Svar dine relevante spørsmål om hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan-det vil være god tid til å gjøre justeringer senere.
Når du har definert målene dine, begynner noen klare ideer å komme fram om hvilket tema og budskap du vil formidle på ditt arrangement, men viktigst, vil du finne ut hvilke aktiviteter og tjenester du trenger den eksterne ressursen til å håndtere på dine vegne.
Du vil bestemme hvilket budsjett du har for en planlegger, og hvis de skal hjelpe til med å velge lokalet, bygge menyene og gi anbefalinger om mat og drikke, kildehøyttalere og underholdning, være på stedet for produksjonsbehov, og / eller bidra til å lage viktige kommunikasjonsdokumenter som invitasjoner og gjesteliste.
Hvis du planlegger arrangementet ditt alene og fortsatt har noen av disse behovene unmet, er det sjansene for at du vil leie en arrangementplanlegger for å håndtere disse oppgaver og ansvar.
Bruk lokale kilder til å finne en kvalifisert hendelsesplanlegger
Ofte tror folk at mond-to-mouth er den beste måten å leie en eventplanlegger på til jubileumsfest, frokostmøte, helgferie eller en annen type arrangement, og det hjelper sikkert, men dette er trolig ikke den mest effektive tilnærmingen.
Hvis du prøver å finne den beste hendelsesplanleggeren for din affære, er det best å undersøke noen som er erfarne og har et sterkt rykte i fellesskapet av arrangementplanleggere. Munn til munn gir mulighet for lett salg til en planlegger som ønsker å finne nye kunder, men peer-omdømme er svært effektiv.
Uansett om det er en sosial begivenhet eller et bedriftsmøte, er reglene for å ansette en arrangementplanlegger eller caterer generelt det samme: du vil ansette noen som har kompetanse i å skape din type arrangement.
Vurder kapitler av profesjonelle medlemsgrupper eller sjekk med nasjonalt eller lokalt kapittel av Meeting Professionals International, International Special Events Society, National Association of Catering Executives.
Det er også relevant å finne ut hvem som publiserer artikler i sin bransje.
Hvis du vil vite hvem som har et rykte for å levere tjenester eller ekspertise på et bestemt marked, må du sjekke med den lokale konvensjonen og besøksbureauet, så mange arrangementsplanleggere er aktive medlemmer, og de opprettholder også relasjoner med lokale handelskamre. En annen måte å kildeeksperterer er å nå ut til hotellkonvensjonens salgsavdeling-de vil dele med deg som de stoler på.
Intervjuer og diskutere Eventbehov med søkerne
De fleste hendelsesplanleggerne vil være ivrige etter å høre om din spesifikke begivenhet, men gi dem først korte detaljer og fokusere litt mer på deres kompetanse i den første intervjuintervjuet, i løpet av hvilken tid bør du redusere antall kandidater ned til tre sterkeste søkere.
Du bør da be hver begivenhetsplanlegger eller deres firma om å dele informasjon om sin virksomhet, erfaring med tidligere hendelser og hvordan de planlegger uforutsetninger, nøye oppmerksom på hvordan søkerens svar og eventuelle oppfølgingsspørsmål han / hun måtte ha for din bedrift, arrangementet eller målene sine.
Gode planleggere vil gå deg gjennom en diskusjon for å lære om arrangementets overordnede mål, tidslinje, budsjett, gjestetall og personlige preferanser. Gode planleggere vil stille deg spørsmål om din organisasjon og lære om dine mål og din spesielle begivenhet - se etter disse tegnene når du intervjuer for å finne kandidater som skiller seg ut fra resten.
Selv om det ikke alltid er mulig å møte noen i person under første intervjuintervju, spesielt hvis programmet ditt er ute av byen, kan dette være et viktig skritt i å velge riktig planlegger eller produsent for ditt arrangement og selskap.
Ansiktsmøter gir innsikt utover en planleggers ekspertise eller erfaring i sin rapport med teamet i firmaet ditt som skal bidra til å skape denne hendelsen. Du vil velge en kandidat som ikke bare har en god oversikt over produserer kvalitetshendelser, men også en som går sammen med teamet ditt.
Innsnevring av valg og valg
Det er ikke godt nok å gå på tarminstinkt, råd fra vennene dine eller kollegaer og kollegaer, eller det personlige møtet alene - dette er ditt arrangement, og navnet ditt og ditt omdømme vil bli knyttet til det - du vil må sjekke kandidatens referanser også. Sørg for å be om navn på klienter kandidatene har jobbet med tidligere, men også grave inn i hver planleggers historie for å finne hendelser han eller hun ikke har nevnt. Du kan finne ut at han eller hun har smurt noen hendelser med en bestemt klient som ikke gjorde det Ikke gjør hans eller hennes CV.
Når du har bekreftet at en kandidat kjører godt med firmaet ditt, demonstrerer kompetanse på området, og har en ganske god forståelse av det arrangementet du vil produsere med ham eller henne, er det på tide å begrense ditt valg til en og høre på hans eller hennes ideer om arrangementet. Basert på dine mål og ideer, vil en god arrangementplanlegger presentere deg med en plan som vil bidra til å oppnå ditt tema. Hvis det er en privat kveld og middag for en intim gruppe mennesker, bør planleggeren komme til deg med ideer som inkluderer mange av detaljene for programmet ditt.
På dette tidspunktet bør arrangementplanleggeren presentere deg med ideer som får deg til å føle at de har tatt budsjettet ditt og doblet verdien. Det skal være tydelig i måten de kaster sin visjon for hendelsen på.
Sammenligne budsjettet til hendelsesplanleggeren
Basert på dine arrangementsmål, er det mulig å skape en generell følelse av hvor mye det vil koste for ulike elementer i programmet ditt, som vil variere ut fra hvilken type arrangement du er vert for og hva den inneholder. Mange som organiserer en begivenhet for første gang, har en tendens til å falle i fellen av å ønske å planlegge en champagnehendelse på et ølbudsjett, og det er derfor mange vil henvende seg til deres arrangementplanlegger for å få hjelp.
En ideell kandidat vil ta det budsjettet du presenterer dem og gjøre det til noe magisk, men disse ideene kommer til en pris, og det er viktig at du spør planleggeren om å avsløre alle hans eller hennes kostnader og potensielle kilder til hvordan disse gebyrene vil bli dekket og innlemmet i det totale budsjettet. Eventplanleggeravgiftene varierer fra planlegger til planlegger eller arrangementsselskap til arrangementsselskap.
Avhengig av arten av arrangementet, vil du bli bedt om å levere innskudd, papirarbeid og kontrakter til arrangementsplanleggeren og arrangementer og tjenester de tilbyr. Det er en helt akseptabel måte å håndtere forretninger på, men det beste rådet på dette punktet er å søke faglig råd og aldri inngå en kontrakt som ikke har blitt gjennomgått av din egen advokat - spesielt når det gjelder privatpersoner som kanskje ikke har samme ressurser til et stort firma.
Bli med Planner og vær forberedt på Brann og Rehire
De fleste dårlige historier som skjer i forbindelse med hendelsesplanlegging er vanligvis et resultat av manglende gjennomføring. Hendelsesplanlegging krever effektiv koordinering av logistikk og utsette disse til en tredjeparts person kan komme tilbake hvis hendelsesplanleggeren du ansatt ikke er fullt ansvarlig for bedriftens mål og mål for arrangementet.
Av denne grunn bør du som ansattssjef arbeide tett med planleggeren eller produsenten for å sikre at hvert element av produksjonen går av uten hekling - å sørge for at arenaer og leverandører er klare for hendelsen for å sikre at det er gjort utbetalinger til hver leverandør før og etter. Det er ikke å si at de fleste hendelsesplanleggerne ikke leverer på sine lovede tjenester; det betyr bare at du bør sørge for at logistikken er blitt bekreftet.
Hvis alt går som planlagt, har du en vellykket hendelse og en utmerket eventplanleggerressurs for fremtiden, men hvis planleggingsprosessen ikke går glatt for tjenestene som er avtalt skriftlig, er det viktig å vurdere om prosjektet er en god passform med planleggeren.
Selv om det er rimelig å være tålmodig og jobbe gjennom logistikk og eventuelle potensielle misforståelser underveis, hvis du ikke mottar de tjenestene du vil, bør du være klar til å ha noen alvorlige diskusjoner. Hvis du må, vær klar til å brenne en dårlig planlegger og ha et backupalternativ til enhver tid.