Å være varslet er forearmed. Før du sender W-2 skjemaer til ansatte og legger inn disse skjemaene med Social Security Administration (sammen med sendingsskjema W-3 ), vurder disse vanlige feilene for å unngå problemer.
Filing W-2 Forms Sen
Fra og med 2016 skatteåret er innleveringsfristen for W-2-skjemaer (og 1099 skjemaer) flyttet frem til 31. januar. Slik at 2017 W-2 skjemaer for ansatte må sendes til Sosialtilsynet senest 31. januar , 2018.
Det er straffer for sen innlevering. Les mer om de nye frister for W-2 og 1099 skjemaer.
Bruke Wrong Years W-2 Form
Bruk W-2-skjemaet for året, inntektene var skattepliktig, ikke året du sender inn skjemaet. For eksempel for lønn for ansatte i 2015, bruk 2016 W-2 skjemaet ; Dette skjemaet vil bli gitt til ansatte og arkivert hos Social Security Administration i 2017.
Mangler innleveringsfrister. Du må levere W-2 skjemaer til ansatte innen utgangen av januar, og du må sende disse skjemaene til Sosialtilsynet senest innen utgangen av februar. Frister endres hvert år avhengig av når datoen faller på kalenderen. Hvis fristen er på en helg eller ferie, flyttes datoen til neste virkedag. Her er de eksakte frister for utbetaling av lønnskostnader for inneværende år.
Ikke bruk godkjent W-2-skjema
Du kan ikke laste ned W-2-skjemaet, kopiere og bruke det.
Den røde på A er en spesiell blekk. Du må få de godkjente skjemaene, fra et kontorselskap, IRS, eller fra et programvarefirma. Les mer om hvor du kan få godkjente W-2 skjemaer.
Unnlatelse av å stoppe sosial sikkerhet
Sosial sikringsholding må stoppes med maksimal skattepliktig lønn for hvert år.
(Dette maksimale endres i de fleste år for å gjenspeile levekostnadene.) Selv om dette ikke er spesifikt en W-2-feil, er det vanlig og vil føre til at du overrapporterer lønn for lønn for en ansatt. Du må da gi tilbake det overskytende til den ansatte og korrigere både W-2 og Form 941 , kvartalslønn og skatterapport for eventuelle kvartaler som reflekterer overskytdet. For eksempel, hvis medarbeider nådde maksimumsbeløpet for sosial sikkerhet i september, må du endre Form 941 for tredje kvartal.
Sende W-2 skjemaer til IRS
Sosialsikkerhetsskjema skal gis til ansatte innen utgangen av januar og innleveres til Sosialtilsynet innen utgangen av februar, sammen med overføringsskjema W-3, som akkumulerer all informasjon fra alle W-2-er.
Unnlatelse av å få en IRS-avvisning for ikke e-fling
Arbeidsgivere som legger inn 250 eller flere W-2-skjemaer, må få frafall hvis de ikke ønsker å sende e-filer. Les mer om hvordan du får et frafall fra å sende W-2 skjemaer elektronisk (PDF).
Å gjøre disse vanlige formfeilene på skjema W-2
De vanligste skjemafeilene på W-2-skjemaene inkluderer:
- Unnlater å inkludere desimal og cent på beløp
- Sviktende å bruke svart blekk (gjør oppføringene for lyse)
- Gjør oppføringene for store eller for små. IRS antyder at du bruker 12 pt. Courier type font for utskrift W-2s.
- Mis-formatering ansattes navn. Medarbeiderens fornavn og midtinstitutt går i den første boksen, ansattes etternavn går i den andre boksen, og eventuelle suffiks (som "Jr.") går i den tredje boksen.
Bruke finansiell programvare kan hjelpe deg med å unngå mange av disse feilene på W-2-skjemaer, spesielt skjemafeil, og programvaren kan advare deg når du når maksimal lønnsbeløp. Sjekk ut denne artikkelen på 2012 regnskapsprogrammer av Rosemary Peavler, Guide to Business Finance, med fokus på programmer som inkluderer lønnsfunksjoner.
Slik retter du et W-2-skjema
Du må oppgi et W-2-skjema for hver ansatt innen utgangen av januar hvert år (for det foregående kalenderåret), men du trenger ikke sende disse skjemaene til SSA (Social Security Administration) til slutten av februar. Denne forsinkelsen gir tid for å korrigere feil.
Hvis du kan rette feilen før du legger inn SSA, bare foreta korrigeringen og sende inn korrigert skjema.
Hvis du finner feilen etter at du har arkivert med SSA, må du sende inn en korrigert W-2 sammen med en korrigert sendingsform W-3c).