Planlegger revisjonen
Arbeidsgiverens erstatningsforsikringsselskap vil sannsynligvis starte revisjonsprosessen kort tid etter at arbeidstakerens kompensasjonspolicy utløper.
Du kan motta et brev fra forsikringsselskapet eller en telefonsamtale fra personen som er tildelt for å utføre revisjonen din. Din tilordnede revisor bør planlegge revisjonen på et tidspunkt som er praktisk for deg. Datoen skal være langt nok til fremtiden, slik at du får tilstrekkelig tid til å samle inn informasjonen revisor trenger. Be revisor å gi deg et sammendrag av dataene han eller hun vil kreve for å utføre revisjonen.
Merk at din tilordnede revisor kan eller ikke er en ansatt i forsikringsselskapet. Noen forsikringsselskaper opprettholder en intern revisjon avdeling bemannet med sine egne ansatte. Andre outsourcerer revisjonsfunksjonen til et uavhengig revisjonsfirma. Prosessen bør være den samme om revisjonen utføres av en ansatt i forsikringsselskapet eller en entreprenør.
Records du trenger
Revisor vil trenge ulike økonomiske opplysninger for tidsperioden som dekkes av politikken som revideres. Her er typen informasjon du kan bli bedt om å gi:
- Regnskapslogger
- Skatteformularer, særlig skjema 941 og 944, Employers Federal Tax Return (henholdsvis kvartalsvis og årlig)
- Rekord av kontantutbetalinger
- Betalinger for tjenester levert av uavhengige entreprenører. Revisor må verifisere at disse arbeidstakere ikke er dine ansatte.
- Betalinger for tjenester levert av underleverandører
- Sertifikat for forsikring for hver underleverandør du ansatt
- W-2 og 1099 former
- Jobbbeskrivelse for hver arbeidstaker. Sørg for at det er nøyaktig å beskrive arbeidstakerens plikter.
- Beskrivelse av virksomheten din
- Lønnsposter for politikkets løpetid. Revisor må verifisere alle lønnskilder som tilbys til hver arbeidstaker (lønn, bonuser etc.).
- Lønnsbegrensninger som gjelder for ledende ansatte, samarbeidspartnere, eneeierne etc. som dekkes av politikken
- Din erfaring vurdering regneark
Når du har samlet de nødvendige dataene, må du organisere den. Sett alle dine lønnsposter (for eksempel W-2-skjemaer, betale stubber og overtidsposter) sammen slik at informasjonen er lett tilgjengelig. På samme måte legger du all informasjon relatert til underleverandører, inkludert betalingsbeløp og forsikringsbevis, på ett sted. Din innsats vil lønne seg, noe som gjør revisjonen enklere og raskere.
Hva er inkludert i lønnslisten?
Arbeidsgiverens kompensasjonspremie beregnes ved å multiplisere en rente ganger lønnslisten og deretter dele resultatet med 100. NCCI og de fleste statlige arbeidstakerutligningsmyndighetene refererer til lønn som godtgjørelse . Disse begrepene brukes ofte om hverandre. Begge betyr den monetære verdien av tjenestene dine ansatte gir til organisasjonen.
Kostnadene som inngår i godtgjørelsen varierer noe fra stat til stat. Imidlertid inkluderer de generelt følgende:
- Brutto lønn og lønn, inkludert tilbakevirkende lønninger og lønninger
- Provisjoner. Dette inkluderer totale provisjoner mottatt av en arbeidstaker og eventuelle tegninger mot provisjoner.
- Bonuser, inkludert aksjebonusplaner
- Ferie, ferie og syke lønn
- Overtidsbetaling. I alle, men noen få stater, inkluderer godtgjørelse overtid beregnet på rettidsfrekvens. For eksempel, anta at en arbeiders normale timepris er $ 20 per time. Hvis arbeideren ble betalt $ 600 for 20 timer overtid, ville du bare inkludere $ 400 av overtidslønnen.
- Betalinger av deg som ellers ville blitt holdt tilbake fra lønn til arbeidstakere som kreves i lov om trygdeordning, Medicare eller pensjonsordning
- Betaling til arbeidstakere på annen grunn enn arbeidstid. Eksempler er stykkearbeid, fortjeneste deling eller incentiv planer.
- Betaling eller godtgjørelser for håndverktøy eller håndverktøy som arbeidstakere bruker til å utføre sine jobber
- Leieverdi av en leilighet eller hus til en ansatt. Også verdien av andre losji og måltider mottatt av en arbeidstaker som en del av hans eller hennes lønn
- Betalinger trukket fra arbeidstakernes bruttolønn for pensjon, kafeteria eller spareplaner
- Lønn for ansatte i uforsikrede underleverandører (se kommentarene nedenfor)
Hva er ekskludert fra lønn?
Det er en rekke kostnader som vanligvis utelukkes når lønn er beregnet for formålet med arbeidstakere kompensasjon forsikring. Mens disse varierer etter stat, inkluderer de ofte følgende:
- Tips og andre gratulasjoner mottatt av ansatte
- Avgangsbetaling (annet enn for arbeidstid)
- Rabatter på varer kjøpt fra arbeidsgiver
- Tilbakebetalt forretningsomkostninger
- Betal for aktiv militær plikt
- Enslige kvoter
klassifikasjoner
En av revisors primære oppgaver er å sikre at den forsikrede virksomheten er riktig klassifisert. Arbeidskompensasjonsklassifikasjonssystemer er utformet for å kategorisere bedrifter , ikke individuelle ansatte. Revisor vil gjennomgå bedriftens virksomhet for å avgjøre om den grunnleggende klassifiseringen som er oppført på retningslinjene, er riktig.
Den grunnleggende klassifiseringen er klassifiseringen som best beskriver din generelle virksomhet. Dette er ofte det samme som den styrende klassifiseringen (klassifiseringen tildelte mest lønnsomhet). For eksempel, anta at du driver en maskinbutikk. Noen av dine ansatte jobber med dreiebenk mens andre driver borepresser eller stemplingsmaskiner. Spesifikke aktiviteter utført av dine ansatte kan variere fra arbeidstaker til arbeidstaker. Likevel passer de alle til din grunnleggende klassifisering, maskinbutikk.
Noen ansatte kan utføre oppgaver som krever separate klassifiseringer. For eksempel bruker maskinbutikken din en kontorist som utfører sin jobb i et lukket kontor vekk fra andre arbeidstakere. Denne medarbeider ville sannsynligvis bli tildelt klassifiseringen kontorist i stedet for maskinbutikk.
Arbeidskompensasjonsklassifikasjonssystemer er ekstremt komplekse Din revisor kan omklassifisere virksomheten din på en måte som du ikke forstår eller det ikke gir mening for deg. I så fall, spør revisor for en forklaring. Hvis du fortsatt er forvirret på endringene, spør din agent eller megler for å få hjelp.
Møte med revisor
For å utføre revisjonen, må revisor møte deg eller en pålitelig representant for firmaet ditt. Hvis du delegerer denne oppgaven til noen andre, må du være sikker på at han eller hun:
- kjenner bedriften din godt
- forstår alle faser av firmaets virksomhet
- vet hvilke oppgaver som utføres av hver ansatt
- forstår selskapets arbeidstakers kompensasjonspolicy , inkludert klassifikasjonene den inneholder
- forstår firmaets økonomiske registre, inkludert lønnsdata, slik at han eller hun kan svare på spørsmål fra revisor
Når du møter revisoren, bør du eller din designeren være samarbeidsvillig og svare på revisors spørsmål så godt du kan. Ikke oppgi informasjon som ikke ble forespurt.
Som mange bedrifter kan firmaet ansette et offsite bokføringsselskap for å håndtere dine regnskaps- og lønnsfunksjoner. Skal bokholderen møtes med revisjonen på dine vegne? Svaret er nei. Bokholderen kan gi revisor de økonomiske regnskapene han eller hun trenger for å utføre revisjonen. Revisoren må imidlertid besøke lokalene for å gjennomføre en fysisk revisjon.
Underleverandører leverandører~~POS=HEADCOMP
Mange stater har lover som pålegger entreprenører som ansetter uforsikrede underleverandører. Disse lovene vil gjelde for deg hvis din virksomhet fungerer som en entreprenør, og det underleveranser arbeider for andre.
For eksempel, anta at bedriften din, ABC Construction, ansetter en underleverandør som heter P & J VVS for å gjøre rørarbeid i en bygning du er på oppussing. En ansatt hos P & J er skadet på jobben og forsøker å sende inn et arbeidskompensasjonskrav. P & J har imidlertid ikke kjøpt arbeidstakers kompensasjonsdekning. I de fleste stater kan den skadde arbeideren søke fordeler under arbeidstakerens kompensasjonspolitikk.
Forsikringsselskaper kreves ved lov å gi fordeler til ansatte i uforsikrede underleverandører. Dermed vurderer revisor din skattedokumenter og ser etter 1099 skjemaer utstedt til underleverandører. Han eller hun vil sjekke for å se om du har fått et forsikringsbevis fra hver underleverandør du har ansatt. Hvis noen underentreprenør du ansatt ikke ga bevis på arbeidstakerens erstatningsforsikring, vil revisor belaste deg en tilleggspremie for denne entreprenørens forsikringsdekning.
Prisen for en uforsikret underleverandør avhenger av hvilken type arbeid underleverandøren har utført. For eksempel, hvis underentreprenøren utførte takarbeid, vil prisen for den aktuelle takklassifiseringen bli brukt. Prisen vil bli brukt på hele eller en del av kostnaden for det underleverte arbeidet. Hvis pengene du betalte til underleverandøren kun var for arbeidskraft, vil hele kostnaden (delt med 100) bli brukt som premiebidrag.
Leverandør kontra underleverandør
Hvis din bedrift ikke er en entreprenør, er du ansvarlig for skader som opprettholdes av ansatte av uavhengige entreprenører du ansetter? Svaret er generelt nei. Entreprenøren driver en virksomhet som er uavhengig av deg. Kontrahenten er således ansvarlig for å gi arbeidstakere erstatningspenger til sine egne skadede ansatte.
For eksempel, anta at du eier en butikk. Du ansetter en Fabulous Flooring, en gulvkontraktor, for å rive ut et gammelt linoleumgulv i butikken din og erstatte den med en ny. Du skisserer resultatet du vil ha (en ny etasje) og Fabulous gjør jobben. En fantastisk veileder overvåker gulvarbeidere. Veilederen fastsetter arbeidsplaner og dikterer hvordan ansatte utfører sitt arbeid. Hvis en Fabulous ansatt er skadet mens du installerer din nye etasje, bør Fabulous (ikke firmaet ditt) være ansvarlig for arbeideren.
Det er noen situasjoner hvor et selskap kan holdes ansvarlig for skader til ansatte i en uavhengig entreprenør. Dermed bør du insistere på at alle uavhengige entreprenører du ansetter, gir bevis på at de har kjøpt arbeidstakerutligningsforsikring.