Slik holder du en kilometerlogg for å kreve motorfordelingsutgifter

by Susan Ward

Du må ha en loggbok for å underbygge dine fordringsfordringer

Hvis du har brukt ett eller flere av kjøretøyene dine til å tjene virksomhetsinntekter i løpet av det siste året, kan du kreve de tilknyttede utgiftene som en forretningsomkostning på din inntektsskatt i USA og Canada ved å bruke en kjørelengde logg. ( Hvilke motorkostnader kan du kreve på inntektsskatt? Oppgi hvilke utgifter du kan kreve og hvordan du krever dem.) Men som alltid, hvis du vil trekke fra disse utgiftene, må du kunne dokumentere kravet ditt med bevis i form av en bil kjørelengde loggbok.

Slik holder du en kildelogg

Både Internal Revenue Service (IRS) og Canada Revenue Agency (CRA) sier at det å holde en nøyaktig loggbok for forretningsreiser opprettholdt for et helt år, er det beste beviset du kan få til å støtte dine fordringsfordringer.

Følgende opplysninger skal registreres i loggboken hver gang kjøretøyet brukes til forretningsformål:

dato,
utgangspunktet,
målet,
Formålet med turen;
kjøretøyets startkjørelengde,
kjøretøyet slutter kjørelengde,
den totale milen (eller kilometer i Canada) drevet.

Sample Mileage Log

Mileage loggbøker er vanligvis tilgjengelige på kontorforsyningsbutikker, eller du kan bruke følgende mal som kan kopieres til et Word-, Excel- eller lignende kontorsdokument ved å velge teksten og bruke kopi / lim (ved hjelp av Windows, skissere teksten som skal velges med musen, og klikk CTRL-C for å kopiere og CTRL-V for å lime inn).

**Kjøretøy Kilometerstand / kostnad Log År__________ Kilometerstand 1. januar _____________**
Dato	Kjørelengde Start	Kjørelengde	Kjørelengde totalt	Forretningsformål	Park $	Bompenger $	andre $

Automatisk kjøresporing

Manuell innføring av turinformasjon i en loggbok er kjedelig, spesielt hvis du gjør mange forretningsreiser. Heldigvis finnes det flere kjøresporingsprogrammer for Apple og Android-smarttelefoner som benytter seg av telefonene GPS for å holde oversikt over hver kilometer / kilometer drevet for forretningsformål.

For en liten månedlig avgift logger appen din forretningsinformasjon og lar deg laste ned et kjørelengdeoppsummering din selvangivelse. Noen av de mest populære kjørelengde sporing apps inkluderer:

MileIQ (IOS og Android)
Mileage Expense Log (kun iOS)
TripLog (IOS og Android)

Bedriftsbruk Versus Personlig

Både IRS og CRA er opptatt av overdrevne krav til forretningsbruk av personlige kjøretøyer. Å hevde at kjøretøyets kjørestrekning eller kjørestrøm for forretningsbruk er en sikker måte å tiltrekke seg ekstra kontroll fra skattemyndighetene og en mulig revisjon . (Se 10 røde flagg som vil få din kanadiske småbedrifts revisjon .)

Derfor, når det kommer tid til å kreve bilutgifter til din bil, må du vite hvor mange ikke-forretningsmessige miles eller kilometer du kjørte, og den enkleste måten å gjøre dette på er å finne ut hvor mange kilometer eller kilometer du har drevet i løpet av året ved å sammenligne bilens kilometerteller lesing i slutten av skatteåret til hva det var i begynnelsen av året.

Så, når du har dataene dine for året, for å beregne utgifter for motorkjøretøyer må du telle alle kilometer / kilometer du har kjørt for forretningsbruk i løpet av året.

Din personlige bruk er da total kjørelengde for året minus forretningsmiljøet.

Gode nyheter for kanadiske skattebetalere - Du kan bruke en forenklet CRA Mileage Log som bevis

Canada Revenue Agency lar nå småbedriftsfolk å kutte ned på loggboksposten og bruke en tre måneders sample logbook for å ekstrapolere forretningsbruk for hele året.

For å bruke en forenklet loggbok:

Du må tidligere ha opprettholdt en kilometerlogg for ett helt år for å etablere et grunnårs forretningsbruk av et kjøretøy.
Du må ha holdt denne loggboken for ett komplett år i 2009 eller et senere år.
Din forretningsbruk av kjøretøyet ditt for året du bruker den forenklede loggboken, må være innenfor 10% av resultatene av din forretningsbruk av kjøretøyet du registrerte for basisåret.

KRA oppgir også at bedrifter må vise at bruken av kjøretøyet i basisåret fortsatt er representativ for normal bruk.

Alt dette er sant, vil du da kunne holde en loggbok i bare tre måneder og deretter beregne din forretningsbruk av kjøretøy ved å multiplisere forretningsforbruket som bestemt i basisåret ved forholdet mellom prøveperiode og basisår , ved å bruke denne formelen:

(Eksemplarårsperiode% ÷ Basisperiode%) × Basisår årlig% = Beregnet årlig forretningsbruk

Legg merke til at for å gjøre dette må du vite hva din forretningsbruk prosentandel var for den aktuelle tre måneders perioden i året du bruker som et basisår, slik at du kan sammenligne det med den nye prøveperioden.

Så hvis jeg for eksempel har beholdt en forenklet CRA kjørelogglogg for januar, februar og mars i fjor, må jeg også vite hva min prosentandel av forretningsbruk av kjøretøyet mitt var i januar, februar og mars i mitt basisår da jeg holdt en kjørelengde logg for hele året.

Her er et eksempel:

Anta at jeg holdt en forenklet loggbok for de tre første månedene av året og funnet ut at min forretningsbruk av kjøretøyprosent er 64%.

Jeg går tilbake til mitt fullmåte årlige kjørelogg for skatteåret 2015, som jeg har valgt å bruke som mitt grunnår, ta en titt på postene for januar, februar og mars, og finn at min forretningsbruk av kjøretøyprosent i løpet av den tiden var 68%. Min prosentandel av å bruke kjøretøyet mitt til forretningsformål for hele året var 70%.

Deretter bruker du formelen til å ekstrapolere mine tre måneders data i min forenklede loggbok for å dekke hele året:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Så 65% er den årlige forretningsutnyttelsen av kjøretøyprosent som jeg hevder å bruke min forenklede loggbokdata - et tall som vil være akseptabelt for Canada Revenue Agency fordi det faller innenfor 10% tillatt variasjonsområde.

For mer informasjon om å hevde forretningskostnader knyttet til å bruke kjøretøyet til å tjene virksomhetsinntekter, se Hvilke motorkostnader kan du kreve inntektsskatt i Canada?