Hvorfor betale kontant er en dårlig ide
Selv om det ikke er ulovlig å betale ansatte og uavhengige entreprenører i kontanter, er det ikke en god forretningspraksis av mange grunner. Noen bedrifter bruker penger til å betale ansatte i et forsøk på å unngå å betale lønnsskatt , og noen ansatte ber om kontantbetalinger for å unngå skatteavgift.
Denne artikkelen diskuterer juridiske og skattemessige problemer og føderale lover som gjelder inntektsskatt, lønnsskatt og andre skattemessige forhold.
Lønn og skattemessige problemer når du betaler ansatte i kontanter
- Arbeidsgivere må holde lønnsskatt (føderal og statlig inntektsskatt og FICA (Social Security / Medicare) skatt) fra lønn til ansatte;
- Arbeidsgivere må også rapportere og betale disse lønnskostnader, inkludert både arbeidstakeren og arbeidsgiverdelen av FICA-skatt, til IRS
- Andre arbeidsskatter skal betales på arbeidstakerinntjening , inkludert arbeidsledighetsskatt , og statlige arbeidstakere erstatning fond utbetalinger
- Arbeidsgivere må rapportere arbeidstakerinntekt på skjema W-2 hvert år. Dette inkluderer kontantinntekt.
- Arbeidsgivere må verifisere arbeidskvalifiseringen av nyansatte medarbeidere, ved hjelp av Form I-9 eller E-Verify-systemet. Denne bekreftelsen setter medarbeiderne i føderale systemet, og hvis disse ansatte blir betalt kontant, kan byråkontroller avdekke forsøk på å unngå lønnsskatt ved å betale kontant.
Effekt av kontantbetalinger på ansatte
- Ansatte som er betalt kontant, som ikke har FICA-skatter, holdes nektet inntekt som kan ha blitt brukt ved beregning av deres potensielle trygdeordninger.
- På samme måte er ansatte som ikke er "på lønnslisten" ikke berettiget til arbeidstakers erstatning eller arbeidsledighet.
CPA Gail Rosen sier dette om å betale ansatte med kontanter:
Å betale arbeidstakere ulovlig i kontanter kan føre til alvorlige problemer i tillegg til skatteproblemer. Når en arbeidstaker er "ikke på bøkene", kan du plutselig ha uforpliktende forpliktelser som virkelig kan være katastrofale.
Hvis en arbeidstaker blir skadet på jobben og lander opp på sykehuset, blir de spurt om de ble skadet på jobben. Hvis den skadde arbeideren svarer ja, blir de dekket under arbeidstakers erstatning. Du er i alvorlige problemer, hvis du ikke betalte arbeidstakere erstatning fordi du betalte dem i kontanter. Det samme gjelder for ikke å betale inn statens uførhet og arbeidsledighetsfond. Hvis du for eksempel brenner arbeideren og søker om arbeidsledighet, så har du revisorer som banker på døren din.
Betale barn, ektefeller eller familiemedlemmer i kontanter
Lønnene til barn under 18 år som arbeider i virksomheten din, er underlagt samme tilbakeholdenhet, lønnsskatt og krav til ansettelsesskatt som andre ansatte. Hvis du ansetter dine egne barn, kan de ikke være underlagt FICA-skatter, men lønnene må rapporteres til IRS. Les mer om å ansette barna dine som ansatte.
Ansette din ektefelle eller andre familiemedlemmer til å jobbe for bedriften din og betale kontant, kan også frata denne personen om ytelser i forbindelse med trygdeordninger.
Og alle de andre problemene som er nevnt ovenfor, inkludert ditt juridiske ansvar for å rapportere og betale lønnsskatt, gjelder.
Betale uavhengige entreprenører i kontanter
Mange bedrifter betaler kontraktsarbeidere (uformell arbeidskraft, sommerarbeidere. Mens utbetalinger til uavhengige entreprenører har færre problemer enn ansatte, er det to problemer å merke seg:
- Betalinger til kontraktsarbeidere må rapporteres årlig på skjema 1099-MISC , og
- Du må bekrefte skattebetalers ID for uavhengige entreprenører; Hvis skattebetalers ID ikke kan verifiseres, må du ta backup avhold fra entreprenørens lønn.
Kontantbetalinger til leverandører og andre med hvem du gjør forretninger, må fremdeles være underbygget hvis du vil at disse kontantbetalinger skal trekkes som utgifter på din virksomhetsskattedato . Selv små betalinger i kontanter skal betales gjennom en liten pengefond , med tilhørende dokumentasjon.